Công tác văn thư
Xây dựng, ban hành VB
Giải quyết và quản lý VB đến
Quản lý và sử dụng con dấu
Lập hồ sơ
Công tác lưu trữ
CHUYÊN ĐỀ
3
Xác định rõ nhiệm vụ trọng yếu của lãnh đạo VP trong từng mảng công tác văn thư lưu trữ
Hệ thống một số kiến thức nhằm hỗ trợ việc thực thi nhiệm vụ
Cập nhật thông tin
Chia sẻ kinh nghiệm
MỤC ĐÍCH
Công tác văn thư quy định tại NĐ này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành VB, quản lý VB và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
(Nghị định 110/2004/NĐ-CP)
Nội dung công tác văn thư
Xây dựng và ban hành văn bản
Tổ chức giải quyết và quản lý VB đến
Lập hồ sơ
Quản lý và sử dụng con dấu
Xây dựng
và ban hành VB
Tài liệu
Một số vấn đề chung
Quy trỡnh xây dựng và ban hành
Thể thức
Ngôn ng?
Luật ban hành VBQPPL năm 1996, được sửa đổi bổ sung năm 2002
Luật ban hành VBQPPL của HĐND và UBND (2004)
Nghị định 101 (1997)
Thông tư LT 55 của Bộ Nội vụ và Văn phòng CP (2005)
VĂN BẢN
VBQLNN là nh?ng quyết định và thông tin qu?n lý thành van do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền, trỡnh tự, thủ tục và hỡnh thức nhất định; được Nhà nước d?m b?o thi hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong QLNN
D?m b?o thông tin
Truyền đạt quyết định qu?n lý
Là phương tiện cho công tác kiểm tra
Xây dựng hệ thống pháp luật
vai trò
Quy phạm pháp luật
Cá biệt
Hành chính thông thường
Chuyên môn - kỹ thuật
Hệ thống VB
VB quy phạm pháp luật
Thẩm quyền, hỡnh th?c, thủ tục, trỡnh tự ban h�nh do luật định
N?i dung: quy tắc xử sự chung
D?i tu?ng di?u ch?nh: c?ng d?ng
"là VB do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trỡnh tự, thủ tục luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được NN d?m b?o thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ XH theo định hướng XHCN"
Van b?n cá biệt là nh?ng VB mang tính áp dụng pháp luật do các CQNN có thẩm quyền ban hành để thực hiện nhiệm vụ qu?n lý, thể hiện một nội dung cá biệt, được áp dụng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể
Văn bản HCTT là loại văn bản thường được dùng để giải quyết các công việc cụ thể có tính nghiệp vụ, sự vụ trong hoạt động HC
Xây dựng và ban hành VB là quá trình hình thành, hoàn thiện nội dung và hình thức VB, hợp thức hoá VB để đưa chúng vào hoạt động điều chỉnh các mối quan hệ xã hội
YÊU CẦU CHUNG
Đúng thẩm quyền
Đảm bảo các yêu cầu về nội dung
Đúng thể thức và văn phong hành chính
Nội dung VB phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi quản lý của CQ ban hành
Hình thức VB theo đúng sự quy định về thẩm quyền ban hành của pháp luật
ĐÚNG
THẨM QUYỀN
thẩm quyền ban hành VBQPPL
Tính hợp pháp
Tính khoa học
Tính khả thi
Yêu cầu nội dung
Tính hợp pháp
Đúng chủ trương đường lối của Đảng
Đúng với các quy định của pháp luật
Khụng trỏi với nội dung văn bản của cơ quan cấp trên
Không mâu thuẫn, chồng chéo
tính khoa học
Thông tin chính xác, đầy đủ, rõ ràng, cụ thể
Bố cục chặt chẽ, nhất quán, logic
Kết cấu hệ thống
tính khả thi
Đáp ứng nhu cầu thực tiễn
Phù hợp với trỡnh độ, năng lực, khả năng người thực thi
Nêu rõ phương thức, biện pháp, điều kiện giải quyết
quy trình XD và BH
QUY TRÌNH CHUNG
Xác định vấn đề, phân công soạn thảo
Thu thập và lựa chọn thông tin
Khởi thảo
Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
Duyệt, thông qua nội dung
Chỉnh lý, hoàn chỉnh bản thảo
Kiểm tra hình thức
Ký ban hành
Thực hiện các thủ tục ban hành
Công bố, lưu
Theo dõi thực hiện, nhận thông tin phản hồi
CĂN CỨ LỰA CHỌN TÊN LOẠI
M?c dớch ban h�nh
Th?m quy?n
Tớnh ch?t v?n d?
M?i quan h? gi?a cỏc ch? th?
Ý kiến của ai ?
Các cấp lãnh đạo
Cơ quan, đơn vị hữu quan
Các nhà chuyên môn
Cán bộ pháp chế
Lãnh đạo văn phòng
Hình thức:
Gửi dự thảo
Tổ chức hội thảo
HỒ SƠ
TRìNH DUYỆT
Bản dự thảo VB
Tờ trình hoặc phiếu trình
Văn bản thẩm định
VB tập hợp ý kiến tham gia
Các giấy tờ khác (nếu có)
thủ tục ban hành
Thủ tục trỡnh ký
Thủ tục ký
Thủ tục sao
Thủ tục chuyển
Thủ tục lưu
(Điều 9, NĐ 110)
Chánh VP, trưởng phòng hành chính các cơ quan tổ chức “phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành VB”
Là tập hợp các thành phần cấu thành van b?n được thiết lập và bố trí theo nh?ng quy định hi?n h�nh của Nhà nước
Thể thức
VĂN BẢN
ĐÚNG THỂ THỨC
ĐẦY ĐỦ
CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC
TRONG VĂN BẢN
THIẾT LẬP VÀ BỐ TRÍ
CÁC YẾU TỐ
ĐÚNG QUY ĐỊNH
Quốc hiệu và tiêu ngữ
Tên cơ quan ban hành
Số và ký hiệu
Địa điểm và thời gian
Tên loại
Trích yếu
Nội dung
Thẩm quyền ký, ch? ký, con d?u, h? tờn ngu?i ký
Nơi nhận
Các tP
chung
Địa chỉ cơ quan, số ĐT,
số fax, e-mail, website
Dấu chỉ độ mật, khẩn
Tên người chế bản,
số lượng bản
Các dấu hiệu bản sao
Các dấu hiệu khác
Các TP
bổ sung
2. TÊN CƠ QUAN
Viết theo quyết định thành lập
Chỉ đề một cấp chủ quản (nếu có)
Trình bày nhấn mạnh CQ ban hµnh
Không viết tắt, trừ HĐND, UBND
Bên dưới trình bày gạch nét liền
3. SỐ, KÝ HIỆU
Số: số đăng ký văn bản
Ký hiệu: tổ hợp của chữ viết tắt tên loại VB và tên cơ quan ban hành VB
Trong thành phần s? ký hi?u c?a VBQPPL
ph?i trỡnh b�y nam ban h�nh
Trong thành phần ký hiệu của công văn
không ghi chữ viết tắt van b?n (CV)
Trong thành phần ký hiệu c?a công văn
ghi chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản
LƯU Ý
4a. D?a danh
Co quan TU: ghi tờn t?nh, TP tr?c thu?c TU ho?c tờn TP thu?c t?nh
CQ c?p t?nh: ghi tờn TP tr?c thu?c TU ho?c tờn th? xó, TP thu?c t?nh
CQ c?p huy?n: ghi tờn huy?n, qu?n, th? xó, TP thu?c t?nh
CQ c?p xó: ghi tờn xó, phu?ng, th? tr?n
4b. Ngày tháng năm của
van b?n QPPL
VB của Quốc hội, UBTV Quốc hội, Hội đồng nhân dân lấy ngày tháng năm thông qua VB
Các VBQPPL khác của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lấy ngày tháng năm ký ban h�nh VB
5. Tên loại VB
Khi trỡnh b�y tên loại VB không kốm theo thẩm quyền ban hành
Ví dụ: Quyết định của Giám đốc Học viện HCQG được trình bày là:
Quyết định
Về việc bổ nhiệm Chánh văn phòng
_________________________
Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia
Căn cứ...
6. TRÍCH YẾU
Chính xác
Cô đọng
Đúng văn phong hành chính
Đúng vị trí quy định
7. N?i dung
Đối với các VB viết theo kiểu văn điều khoản, phần nội dung được trình bày theo quy định tại ph? l?c IV của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
8. Thẩm quyền ký...
Thể thức đề ký
Chức vụ người ký
Chữ ký, họ và tên
8a- Thể thức đề ký
Thay mặt: TM.
Ký thay: KT.
Thừa lệnh: TL.
Thừa ủy quyền: TUQ.
Quyền: Q.
8b. Ch?c v? ngu?i ký
Ghi đúng quyết định bổ nhiệm
Khi ®Ò ký v¨n b¶n kh«ng ghi tªn c¬ quan sau chøc vô cña ngêi cã thÈm quyÒn ký
Chỉ ghi tªn c¬ quan sau chøc vụ của ngêi ký đối với VB liªn tÞch, VB ký thõa lÖnh, VB ký thõa ñy quyÒn
8c- Chữ ký, họ và tên
Không ký bằng bút mực đỏ, bút chì hoặc loại mực dễ phai mờ
Trước họ và tên không ghi danh hiệu cao quý, học hàm, học vị
9. NƠI NHẬN
Đầy đủ các cơ quan nhận theo yêu cầu
Không ghi mục đích nhận văn bản
Chú ý các dấu hiệu trước và sau tên các cơ quan nhận
Trình bày vị trí nơi nhận theo nhóm văn bản
3 hỡnh thức sao:
- Sao y b?n chính
- Trích sao
- Sao lục
6 yếu tố thể thức sao:
-Tên cơ quan, tổ chức sao
- Số, ký hiệu b?n sao
- Dịa danh, ngày tháng
- Thẩm quyền ký b?n sao
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
10. Th? th?c sao VB
Phần cuối cùng của văn bản được sao
Hình thức sao
Tên cơ quan sao
Số, ký hiệu bản sao
Đ/điểm, thời gian
Thẩm quyền ký
Chữ ký
Họ tên người ký
Dấu
Nơi nhận
bản sao
Mặt trước:
- Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm
- Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm
- Lề ph?i: cách mép ph?i từ 15-20mm
Mặt sau:
Lề trên, lề dưới: gi? nguyên
Lề trái, lề ph?i: đổi nhau
Định lề trang văn bản
đặc trưng của PCnn hành chính
tính chính xác
tính phổ thông - đại chúng
tính khách quan
tính khuôn mẫu
tính lịch sự, nhã nhặn
SỬ DỤNG TỪ NGỮ
Dùng từ chuẩn xác về nghĩa
Tránh sử dụng một số loại từ ngữ
Thận trọng khi dùng một số loại từ ngữ
Từ nhiều nghĩa
Từ chuyển nghĩa, nghĩa bóng
Từ thừa, lặp
Từ lóng
T? thông tục
Từ hoa mỹ, khoa truong
Stop !
Từ Hán - Việt
Từ địa phương
Từ cổ
Hư từ tình thái
Thận trọng !
Không sử dụng câu hỏi, câu cảm th¸n
Đủ thành phần ngữ pháp
Diễn đạt chính xác
Đảm bảo tính logic
Đánh dấu câu chính xác
t? ch?c gq v� ql
vAn b?n D?n
Tài liệu tham khảo
Một số khái niệm
Quy trình giải quyết VB đến
Nhiệm vụ của lãnh đạo văn phòng
tài liệu
LuËt ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt n¨m 1996, ®îc söa ®æi, bæ sung n¨m 2002
LuËt ban hành VBQPPL cña H§ND vµ UBND c¸c cÊp n¨m 2004
NghÞ ®Þnh sè 110 năm 2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th
VB đến là tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi vào
Tất cả VB đến đều phải qua văn thư cơ quan
VB phải qua thủ trưởng CQ hoặc lãnh đạo VP trước khi đến các đơn vị giải quyết
Khi tiếp nhận, chuyển giao VB phải được bàn giao, ký nhận
Đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật
NGUYÊN TẮC
Tiếp nhận, sơ bộ phân loại, bóc bì
Đóng dấu đến
Vào sổ đăng ký
Trình lãnh đạo
Chuyển giao
Theo dõi việc giải quyết
VB ĐẾN
Văn thư (lần 1 )
Ai?
Cá nhân
Lãnh đạo văn phòng
Văn thư (lần 2)
Ai?
Các phòng CM
Lãnh đạo cơ quan
VB ĐI
Văn thư (lần 3)
Chánh văn phòng
Xem xét toàn bộ VB đến
Phân bổ văn bản cho các đơn vị, cá nhân giải quyết
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến
l?p h? so
Khái niệm
Các loại hồ sơ
Nội dung
Nhiệm vụ chính của lãnh đạo văn phòng
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau theo những phương diện nhất định hoặc có một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình giải quyết công việc
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành tập theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định
Giúp CBCC sắp xếp văn bản có khoa học, giữ l?i đầy đủ và có hệ thống những VB trong vi?c giải quyết công việc.
Đối với cơ quan, nhằm quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ tài liệu.
Tạo điều kiện thuận lợi nộp tài liệu vào lưu trữ.
Tác dụng
của việc LHS
Hồ sơ công việc
Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ trình duyệt
CÁC LOẠI
HỒ SƠ
Toàn bộ cán bộ, công chức từ thủ trưởng cơ quan đến nhân viên khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc của mình
AI LẬP HS ?
nguyên tắc LHS
Chỉ đưa những văn bản thuộc công việc đang giải quyết v�o hồ sơ
Văn bản trong hồ sơ phải có liên hệ với nhau, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc
Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giỏ tr? pháp lý và đủ thể thức
Lập danh mục HS
Lập hồ sơ theo danh mục đã lập
Nộp lưu hồ sơ
Nội dung lhs
Căn cứ lập danh mục
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
HS đã lập của năm qua
Kế hoạch công tác được duyệt của năm tới
Lập hồ sơ
Mở hồ sơ
Thu thập tài liệu
Sắp xếp tài liệu
Biên mục
Đóng quyển
Thời hạn
nộp tài liệu vào lưu trữ co quan
Trực tiếp chỉ đạo công tác lập HS
Kiểm tra việc thực hiện
Chỉ đạo giúp đỡ các đơn vị khác
trong cơ quan
CHÁNH
VĂN PHÒNG
T�i li?u
Các loại dấu
Khắc dấu, mực dấu
Sử dụng các loại dấu trong cơ quan
Bảo quản con dấu
qu?n lý
v� s? d?ng con d?u
Nghị định số 58 ngày 24/8/ 2001 của CP quy định việc qu?n lý và sử dụng con dấu
Thụng tu liờn t?ch s? 07 ng�y 06/5/2002 c?a B? Cụng an v� Ban T? ch?c-Cỏn b? Chớnh ph? hu?ng d?n th?c hi?n m?t s? quy d?nh t?i Ngh? d?nh 58
Nghị định số 110 ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác van thư
tài liệu
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của van b?n.
Dấu thể hiện tính quyền lực nhà nước trong van b?n của các cơ quan nhà nước
" Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của van b?n, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch gi?a các cơ quan, tổ chức và cá nhân ph?i được qu?n lý thống nhất ".
(Diều 1 Ngh? d?nh s? 58/2001/ND-CP)
Dấu cơ quan
Dấu chỉ độ mật, khẩn
Dấu lưu hành nội bộ
Dấu chỉ lần dự thảo
Dấu chức danh, chức vụ
Dấu họ và tên
Dấu đến
các loại dấu
Thủ tục cấp giấy phép khắc dấu
Cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu
Giấy tờ cần thiết:
Dối với cơ quan nhà nước:
+ Quyết định thành lập
+ Quyết định cho phép dùng con dấu
Dối với các hội, tổ chức CT-XH
+ Quyết định thành lập
+ Quyết định cho phép dùng con dấu
+ Điều lệ hoạt động
Mực in dấu thống nhất dùng
màu đỏ
(Điều 6 Nghị định 58)
mực dấu
Chỉ đóng dấu sau khi có chữ ký
Không đóng dấu vào các VB không hợp lệ
Đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
Đúng vị trí quy định
nguyên tắc đóng dấu
B?o qu?n
con dấu
B?o qu?n tại trụ sở cơ quan, tổ chức và được qu?n lý chặt chẽ
B?o qu?n trong tủ có khoá chắc chắn c? trong v� ngoài giờ làm việc
Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm gi?; nếu vắng m?t ph?i bàn giao cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan
B?o qu?n
con dấu
Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu; n?u dấu bị hư hỏng ph?i xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ (kèm theo b?n đang ký mẫu dấu)
Nếu sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật
N?u con d?u bị mất ph?i báo ngay cho cơ quan công an, đồng thời báo cáo cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tỡm, thông báo huỷ bỏ con dấu đã bị mất.
TÁC DỤNG CỦA
HIỆN ĐẠI HOÁ CT VĂN THƯ
Giảm nhẹ sức lao động
Tạo hứng thú
Nâng cao năng suất lao động
Quản lý hiệu quả hơn
Giải quyết được các vướng mắc cố hữu
Phù hợp với chiến lược phát triển của NN
Phản ánh xu hướng PT khách quan của nền HC thế giới
Chống lãng phí
Tránh tham nhũng
Đồng bộ
Phù hợp điều kiện làm việc
NGUYÊN TẮC
Áp dụng các thành tựu khoa học
Trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật hiện đại
Kết hợp với xây dựng hệ thống VB quản lý công tác chặt chẽ
LÀM GÌ ?
Những VBQPPL về công tác LT
Một số khái niệm
Nguyên tắc công tác LT
Nội dung công tác LT
công tác lưu trữ
VĂN BẢN
QUY ĐỊNH
Pháp l?nh luu tr? qu?c gia (4.4.2001)
Ngh? d?nh 111 (8.4.2004)
Các văn bản của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định 111
Công tác lưu trữ
là hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ khối tài liệu hình thành trong cơ quan, tổ chức, cá nhân và được bảo quản trong kho lưu trữ
Phông lưu trữ là một khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic, quan hệ lịch sử được hình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một đơn vị, một cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ
Là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước CHXHCN Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu
- Phông lưu trữ quốc gia Việt nam gồm: phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
(Điều 2 Pháp lệnh LTQG 2001)
Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam
Phông lưu trữ cơ quan
là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức được lựa chọn và bảo quản trong một kho lưu trữ
Điều kiện lập phông LTCQ:
- Có VB về vi?c thành lập
- Có tổ chức biên chế riêng
- Có văn thư độc lập, con dấu và tài khoản riêng
Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, dòng họ
CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ
T? ch?c biên soạn VB về công tác lưu trữ
Xõy d?ng kế hoạch, phương hướng hoạt động
Tổ chức kiểm tra CTLT ở các đơn vị trực thuộc
Dự trù kinh phí cho hoạt động LT của cơ quan
Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ
Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ
Ki?m soỏt chế độ thông tin, báo cáo, thống kê
Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý CTLT
Hoạt động quản lý
CÁC KHÂU
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Thu thËp, bæ sung tµi liÖu
Bảo quản tài liệu
Tổ chức sử dụng tài liệu
Thu thập tài liệu
Mục đích :
Hoàn thiện Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung và từng phông lưu trữ cụ thể nói riêng.
Nguyên tắc :
- NT lịch sử : Quy định việc thu thập phân loại tài liệu theo các giai đoạn lịch sử, theo thời gian của tài liệu.
- NT không phân tán phông : Tài liệu thu thập và bổ sung được bảo quản theo phông, không lẫn phông.
Các hình thức
thu thập tài liệu
+ Thu thập tài liệu theo chế độ nộp lưu của Nhà nước
+ Sưu tầm, mua tài liệu bổ sung
Thu thập, bổ sung tài liệu
v�o lưu trữ cơ quan
Nguồn thu: tất cả các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Thành phần tài liệu: tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Nhiệm vụ cụ thể :
+ Thu thập thường xuyên tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư cơ quan
+ Thu thập bổ sung tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan
+ Định kỳ giao nộp vào lưu trữ lịch sử ( nếu cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử ).
Nguồn : Tài liệu từ các lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu, tài liệu của các cơ quan giải thể, tài liệu của các phông cá nhân, tài liệu của các thời kỳ lịch sử chưa thu thập được.
Nhiệm vụ:
+ Xây dựng danh mục nguồn,
+ Lập kế hoạch thu tài liệu,
+ Chuẩn bị tổ chức tiếp nhận tài liệu,
+ Thực hiện các thủ tục giao nhận tài liệu.
Thu thập, bổ sung tài liệu
v�o luu tr? l?ch s?
Bảo quản
tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu là vi?c áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Nội dung công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ
Xây dựng và cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ
D?y d? trang thiết bị bảo quản, thiết bị phòng cháy, chữa cháy, thiết bị vận chuyển tài liệu
Quản lý t?t tài liệu trong kho: Tổ chức khoa học tài liệu, sắp xếp TL trong hồ sơ, xếp HS trong hộp, hộp lên giá, giá trong kho, sơ đồ chỉ dẫn trong kho
Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu trong kho:
* Khử trùng tài liệu, khử trùng kho.
* Duy trì chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng h?p lý
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ các yêu cầu của xã hội.
Các hình thức sử dụng tài liệu
+ Sử dụng tại phòng đọc
+ Giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng
+ Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ
+ Công bố tài liệu
nguon VI OLET
