Thư diện tử EMAIL - và cách sử dụng

THƯ ĐIỆN TỬ EMAIL VÀ CÁCH SỬ DỤNG

1. Các lợi ích của thư điện tử

     E-mail là tên viết tắt của Electronic Mail (tức thư tín điện tử) là dịch vụ được liệt kê đầu tiên trong nghị định của Thủ tướng Chính phủ 3-1997 về các dịch vụ do mạng Internet ở Việt Nam cung cấp. Theo định nghĩa của IBM Dictionary of Computing, E-mail là thư tín dưới dạng thông điệp (message) được truyền giữa những người dùng qua mạng máy tính như  thư văn bản thông thường, các tập chương trình, các tập hình ảnh, âm thanh...

            Ðịa chỉ E-mail cũng giống như số nhà để người khác gửi thư đến, hoặc giống như số điện thoại để người khác gọi đến cho bạn vậy. Mỗi người chỉ cần một địa chỉ e-amail là đủ.

     Ðịa chỉ E-mail có hai phần ngăn cách bởi dấu @. Chẳng hạn: Tung LT@ bdm. vnmail.vnd.net. Phần đứng trước là tên của người chủ địa chỉ E-mail, còn phần đứng sau dấu @ "tự nhiên mà có", hiểu theo nghĩa nơi bạn đăng ký đã ấn định sẵn tên này rồi.

     Bạn cần một địa chỉ E-mail,  ở các tỉnh, các bạn liên hệ trực tiếp với bưu điện. ở Hà Nội, hay TP.HCM, do có quá nhiều nơi có thể cung cấp E-mail nên vấn đề trở nên "phức tạp" hơn. Khi đăng ký, bạn cần quan tâm tới các khía cạnh sau:

     + Ðịa chỉ E-mail của bạn phải được nằm trong hệ thống địa chỉ Internet chung, tức là từ địa chỉ của bạn có thể gửi thông tin lên Internet được. Và, ngược lại, thông tin từ một địa chỉ Internet nào đó gửi về phải đến được hộp thư của bạn.

     + Thời gian chuyển và nhận thư ra nước ngoài hoặc từ nước ngoài về phải nhanh chóng. Có một số mạng  một ngày chỉ vài lần kết nối ra nước ngoài để gửi và nhận thư, khi chưa hết giờ kết nối thì thư bạn có gửi thì cũng cứ tạm mằm đấy, còn thư ai gửi cho bạn cũng cứ tạm nằm ở một nơi nào đó

     + Lệ phí đăng ký, thuê bao phải hợp lý.

    Thành phần của một bức thư điện tử...

    - Ðịa chỉ người gửi, người nhận: nếu người nhận trong cùng một mạng với bạn thì địa chỉ E-mail chỉ cần ghi phần tên (phần địa chỉ trước dấu ), còn nếu người nhận ở mạng khác (với địa chỉ Internet ở dạng tổng quát) thì bạn phải biết cách ghi cho đúng kiểu. Các phần mềm E-mail có chức năng riêng để ghi địa chỉ Internet, ví dụ địa chỉ Internet của báo Tuổi Trẻ  (mạng Viet Net) thì trong Netnam (dùng phần mềm WorldGroup Manager) có dạng IN: tuoitre saigon.telic.com.vn, còn trong VNMail (dùng phần mềm SprintMail) thì có dạng: "RFC-822": đây là dạng phổ biến hiện nay

    - Subject (tiêu đề thư): thường chỉ gồm dăm ba chữ ngắn gọn, báo cho người nhận biết thư đề cập vấn đề gì.

    - CC (đồng gửi cho ai nữa): cùng một bức thư, bạn có thể gửi cho nhiều người, kèm theo các địa chỉ E-mail cụ thể ghi trong phần này.

    - Cuối cùng là phần chính (body) của bức thư, và các phần mềm E-mail đều có phần để bản soạn thảo thư ở chế độ văn bản thông thường.

    Lợi ích  gửi thư điện tử

     Với địa chỉ E-mail, thực sự thì cánh cửa Internet đã hé mở với bạn. Bây giờ, khai thác tiếp tục Internet thế nào đây ?

     Dịch vụ E-mail cho phép những người biết địa chỉ E-mail của nhau có thể gửi thông điệp cho nhau. Máy tính của bạn qua điện thoại, modem kết nối vào một máy chủ, và máy chủ này có đường hòa nhập vào Internet. Khi gửi E-mail, thư gửi đi sẽ qua máy chủ này đến hộp thư của người nhận nằm tại một máy chủ khác. Người nhận khi mở máy tính của mình, kết nối vào máy chủ sẽ nhận được thư

2. Cách sử dụng thư điện tử

2.1 Truy cập đến máy tính của nhà cung cấp dịch vụ ( Internet Mail )

     + Kết nối máy vào mạng ( DiaUp - Netwoking)

     + Vào Start - > Program -> chọn chương trình cung cấp dịch vụ thư ( Internet Mail hoặc OutLook Express )

    + Khai báo các thông số cần thiết nếu bạn thiết lập lần đầu tiên

        - Tên nhà cung cấp dịch vụ thư : fpt.vn , vnn.vn

       - Tên tài khoản truy nhập nếu bạn đã có, trong trường hợp chưa có bạn phải đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ để được cấp tài khoản truy nhập ( xem phần dịch vụ thư của Yahoo tại mục 3 )

      - Khai báo địa chỉ hộp thư đến ( ví dụ imail.fpt.vn) hộp thư đi ( omail.fpt.vn)

      - Khai báo mật khẩu  đăng ký

2.2 Sử dụng WebMail : Có một số trang web chuyên cung cấp các dịch vụ thư như  Yahoo.com , Hotmail. com, Vol.vnn.vn .... Bạn chỉ cần truy nhập vào địa chỉ website này , thực hiện một số khai báo về cá nhân, tài khoản dự định , bạn sẽ được cung cấp tài khoản sử dụng miễn phí ( tuy nhiên bạn sẽ phải xem khá nhiều quảng cáo đính kèm ). Hiện tại 2 trang web cung cấp dịch vụ thư lớn nhất là Yahoo.com và Hotmail.com , từ  tháng 7 năm 2004 khi bạn đăng ký tài khoản miễn phí ( Free ) trên Yahoo.com bạn sẽ được cấp phát một thư mục lưu trữ thư có dụng lượng 100MB thay vì 4MB trước đây.

        Các bước thông thường để sử dụng các trang web dịch vụ thư là

+  Kết nối vào mạng

+ Gõ địa chỉ website cung cấp dịch vụ thư : http://mail.yahoo.com hoặc http://www.hotmail.com

+ Thực hiện các khai báo theo hướng dẫn trên màn hình

Chú ý : không cần khai báo chính xác các thông tin riêng của bạn, khi chọn mật khẩu ( Password) bạn cần ghi lại để khỏi quên

+ Kết thúc khai báo bạn sẽ được cung cấp 1 tài khoản truy nhập ( Accọunt)

3. Sử dụng chương trình thư điện tử tại địa chỉ MAIL.YAHOO.COM

Nhập địa chỉ MAIL.YAHOO.COM để mở trang WEB có dịch vụ thư điện tử miễn phí.

Nếu bạn đã có tài khoản sử dụng thì hãy nhập tên và mật khẩu vào các hộp để chuyển vào giao diện gửi và nhận thư

Nếu bạn là người lần đầu tiên sử dụng dịch vụ này hoặc bạn muốn tạo cho mình một địa chỉ thư mới thì hãy làm phần đăng ký tên sử dụng.

1.1.1   Ðăng ký tên sử dụng dịch vụ Email miễn phí trên trang YAHOO.COM

Một người có thể đăng ký cho mình nhiều tên sử dụng thư điện tử miễn phí.Mỗi tên chỉ được đăng ký một lần duy nhất đối với dịch vụ thư điện tử cho phép.

Trên màn hình sẽ xuất hiện trang khai báo

Hướng dẫn điền thông tin vào bảng:

Tại hộp Yahoo! ID cần điền tên đăng ký (ví dụ: tran_thanh_hieu, sau này bạn sẽ có địa chỉ thư như sau: tran_thanh_hieu@yahoo.com)

Hộp PASSWORD và RE-TYPE PASSWORD đòi hỏi bạn nhập mật khẩu. Ðể đảm bảo bí mật nên gõ ít nhất là 8 kí tự gồm số hoặc chữ cái

Chọn một câu hỏi cho hộp SECURITY QUESTION bằng cách nhấn mũi tên bên phải của hộp (ví dụ chọn câu đơn giản như What was the name of your first school)

Trong phần YOUR ANSWER bạn có thể gõ : HANOI

Chọn ngày sinh cho hộp BIRTHDAY (ví dụ chọn July) sau đó gõ số vào ô tháng và năm

Bạn có thể bỏ qua phần hỏi CURRENT EMAIL (vì có dòng chữ Optional)

Bạn phải ghi rõ Họ và tên của bạn tại hộp FIRST NAME ( ví dụ Tran) và LAST NAME (ví dụ Thanh Hieu)

Tại hộp LANGUAGE&CONTENT hãy giữ nguyên mục đã có là English - United States.

Tại hộp ZIP/POSTATL CODE (mã số bưu điện) hãy gõ vào số 84093 - một mã số bưu điện của Mỹ

Chọn Male (nam) hay Female (nữ) cho hộp GENDER (giới tính)

Phải chọn nghề nghiệp và lĩnh vực công tác trong hộp OCCUPATION và INDUSTRY. Nếu bạn bỏ qua mục này bạn sẽ gặp trang thông báo lỗi tiếp theo

Gõ chữ xuất hiện trong hình chữ nhật (ví dụ trên là chữ enough) vào hộp trống. Nội dung của chữ xuất hiện là ngẫu nhiên đối với mỗi lần đăng ký. Sau đó chọn nút SUBMIT THIS FORM để đăng ký phần vừa khai báo xong.

Trang WEB chào mừng việc đăng ký thành công như sau (nếu bạn không bị lỗi trong phần khai báo)

Bạn bấm chọn nút CONTINUE TO YAHOO! MAIL để hoàn tất việc đăng ký. Sau đó giao diện chương trình gửi và nhận thư xuất hiện.

Chú ý : Không phải khi nào bạn cũng có được ngay khai báo đúng nên phải tập làm quen với việc sửa lỗi với các thông báo bằng tiếng Anh.

Hãy làm quen với dòng thông báo khi tên đăng ký của bạn không hợp lệ (do đã trùng với một tên đã có)

Bạn phải chọn một tên trong danh sách đã nêu (ví dụ chọn myemailvn2002) hoặc gõ mới một tên khác trong phần Creat My Own, sau đó lại tiếp tục bấm nút SUBMIT THIS FORM

Sử dụng các chức năng cơ bản

Các mục xuất hiện trên màn hình cần quan tâm gồm:

Check mail : kiểm tra và hiển thị hộp thư của bạn

Compose  : soạn thư để gửi

Folders : chứa một số thư mục như Inbox, Draft, Sent,Trash, ...

Addresses : tiện ích cho phép tổ chức lưu giữ địa chỉ theo sổ

Mail Options : chứa nhiều tiện ích trong đó có chức năng cho phép thay đổi mật khẩu

1.1.1   Mở hộp thư

Bạn có thể nhìn thấy thông tin về số thư mới đã có trong hộp (chưa đọc)

Ví dụ: Inbox(2) nghĩa là đang có 02 thư chưa đọc

Bạn nhấn chọn mục Check mail hay mục Inbox để mở hộp thư

Trong cửa sổ hiện nội dung bức thư, bạn có thể sử dụng các chức năng Reply hoặc Reply All hoặc Forward.

1.1.1   Xoá bớt thư

Bấm chọn một hoặc nhiều thư muốn xoá, sau đó nhấn nút DELETE.

Chú ý là bạn có thể chọn nhiều thư để xoá cùng một lần. Có mục Check all giúp bạn chọn tất cả các thư một lúc một cách nhanh nhất và sau đó chỉ cần chọn nút Delete.

1.1.2   Soạn thư

Nhấn vào nút COMPOSE để mở cửa sổ soạn thư như sau

1.1.1   Sử dụng sổ địa chỉ

Chương trình thư của Yahoo có cách ghi nhận các địa chỉ thư rất tiện dụng cho người sử dụng. Chúng ta làm quen với các khái niệm sau:

Contact Address : địa chỉ người gửi được ghi nhận vào sổ

Category name : tên danh mục phân loại. Nếu chúng ta không phân loại địa chỉ người gửi thư đến theo danh mục thì với danh sách địa chỉ lên đến hàng trăm sẽ làm cho việc chọn địa chỉ gửi đi vô cùng khó khăn. Người sử dụng có khả năng tạo những tên danh mục mới theo ý mình.

Address List : các địa chỉ người gửi được ghi nhận theo nhóm và tên nhóm sẽ đại diện cho tất cả các địa chỉ trong nhóm khi chúng ta chọn địa chỉ gửi thư. Tiện ích này giúp cho người gửi xác định địa chỉ gửi thư nhanh chóng, chính xác.