Chương 1: GIỚI THIỆU

1.1   Giới thiệu:

Bảng tính điện tử Excel là một phần mền chuyên dụng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows với các đặt tính và ứng dụng tiểu biểu sau :

-  Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp

-  Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế tóan ...

-  Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới

-  Có kèm theo các biểu đồ và hình vẽ minh họa ...

1.2  Làm quen với Microsoft Excel

1.2.1  Khởi động

-  Cách 1: Click nút Microsoft Excel trên thanh Shortcut của Microsoft Office

-  Cách 2: Chọn Start - Programs - Microsoft Excel

1.2.2  Màn hình giao tiếp của Microsoft Excel

a.  Các thành phần của màn hình Excel

-  Thanh tiêu đề (Title Bar): dòng chứa tên file văn bản

-  Thanh Menu ngang (Menu Bar): chứa các chức menu chức năng (Menu PopUp) của ExcelĐể kích họat thanh menu, ta thực hiện như sau :

·  Cách sử dụng chuột :

+ Click chức năng cần chọn trên thanh menu ngang, Menu PopUp tương ứng xuất hiện

+ Click chức năng cần thực hiện trên Menu PopUp tương ứng

·  Cách sử dụng bàn phím

+ Nhấn F10

+ Dùng phím Left (ß) hoặc Right (à) để di chuyển giữa các chức năng trên thanh menu ngang

+ Nhấn Enter hoặc Down (â) trên chức năng cần chọn. Menu PopUp tương ứng xuất hiện

+ Dùng phím Up (á) hoặc Down (â) để di chuyển giữa các chức năng trên Menu PopUp tương ứng

+ Nhấn Enter tại chức năng cần thực hiện

-  Các thanh công cụ (Tool Bar): Gồm các thanh chứa các nút tương ứng với những chức năng thường sử dụng. Để bật/tắt cácthanh công cụ này, chọn View - Tools bar - tên thanh công cụ cần chọn.

-  Thanh công thức (Formular Bar): dùng để đưa dữ liệu và công thức vào. Để bật/tắt thanh công cụ này, chọn View-Formular bar,

-  Thanh trạng thái (Status Bar): là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt dộng của Excel:

+ Read: đang sẵn sàng làm việc.

+ Enter: đang nhập dữ liệu hay công thức

+ Pointer: đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ

+ Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.

-  Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs: là dòng ngay trên thanh Trạng thái hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng chưa được đặt tên tại đây ghi sheet1, Sheet2,…, Sheet 16). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính

-  Các thanh cuốn (Scroll Bar) : Dùng để xem các vùng khác còn bị che khuất.

-  Cửa sổ bảng tính (Wookbook Window) : là cửa sổ chứa nội dung file. Tên file mặc định là Book#.

+ Đường viền ngang (Column): Ghi ác ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A .. Z. Độ rộng mặc định của mỗi cột là 9 ký tự (tuy nhiên có thể thay đổi giá trị này từ 0 .. 25) và có tổng cộng 256 cột.

+ Đường viền dọc (Row Border): Ghi số thứ tự dòng từ trên xuống từ 1.. 16384

+ Ô (Cell): là giao của một dòng và một cột. Mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ (ví dụ: A4). Ô có đường viền quanh là ô hiện hành

+ Bảng tính (Sheet): mỗi bảng tính bao gồm 256 cột và 16384 dòng. Tên của bảng tính là Sheet#. Mặc định mỗi Wookbook có 16 Sheet (giá trị này có thể thay đổi từ 1 .. 255)

b.  Các khái niệm và định nghĩa thường dùng trong Bảng tính

v  Dịch chuyển con trỏ : Theo một trong các cách sau:

-  Trỏ chuột vào ô cần chuyển tớ, bấm nút trái

-  Ấn các phím mũi tên: chuyển tới các hàng, cột lân cận

·  PgUp, PgDn : lên hoặc xuống một màn hình

·  Home : về ô A1

·  Tab : sang phải một màn hình

·  Shift+Tab : sang trái một màn hình

·  End+Home : đến ô cuối cùng của bảng tính

-  F5, địa chỉ ô,  : về ô chỉ định, ví dụ để về nhanh ô h20 ta ấn nút f5 gõ H22 rồi ấn

Chú ý: các thao tác có dấu  . chỉ thực hiện được khi chọn lện Tools/Option, Transition điền dấu v ở tuỳ chon Transition Navigation Keys

v  Vùng : là một khối hình chữ nhật bao gồm các ô liên tục. Để xác định một khối, người ta kết hợp địa chỉ của ô trên trái và ô dưới phải. (ví dụ : A4 : C6)

-  Chọn một ô : Kích chuột tại ô cần chọn

-  Chọn một cột : Kích chuột tại ký hiệu cột

-  Chọn một dòng : Kích chuột tại số thứ tự dòng

-  Chọn một vùng :

§  Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím di chuyển con trỏ đến cuối vùng.

§  Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, nhấn nút trái rồi rê đến ô cuối vùng

§  Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift và kích chuột tại ô cuối vùng

-  Chọn nhiểu vùng : Kết hợp phím Ctrl khi chọn các vùng tiếp theo

-  Chọn tòan bộ bảng tính : Ấn Ctrl+Shift+Spacebar

-  Để xóa chọn vùng, kích chuột tại mộüt vị trí bất kỳ trong Workbook.

v  Công thức và các toán tử sử dụng trong công thức

-  Công thức : có dạng như sau

  =[

Ngoài ra chúng ta có thể kết hợp các hàm chuẩn của Excel trong công thức

-  Các toán tử số học : +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % ( phần trăm)

-  Các toán tử logic : =, <> (khác), >=,<=, >, <

1.3   Ra khỏi Excel: theo một trong các cách sau

-  Chọn File, Exit hoặc

-  Ấn Alt+F4

-  Nháy đúp vào dấu trên cùng ở góc phải của màn hình để trở về Window

Chương 2: CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH

1.          Tạo mới một bảng tính (Ctrl+N)

-         Click nút New trên thanh Standard Tool (hoặc File- New), hộp hội thoại New xuất hiện

-         Chọn General và Workbook

-         Chọn OK

2.          Mở một Workbook đã có (Ctrl+O)

-          Click nút Open trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File - Open), hộp hội thọai Open xuất hiện

-         Chọn thư mục (Folder) chứa file tài liệu cần mở trong mục look in

-         Chọn tên file tài liệu cần mở rồi chọn OK

-         Ngoài ra Excel còn có cách mở bảng tính khác: chọn mục File xuất hiện Menu dọc với danh sách 4 bảng tính mới làm gần nhất ở phía dưới. Ta sẽ chọn tên tệp cần mở từ danh sách này.

3.          Lưu trữ Bảng tính (CTRL+S)

-         Click nút Save trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File - Save). Nếu đây là lần đầu tiên thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính trong ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp của DOS.

-         Sau đó trong quá trình làm việc, ta thường xuyên ghi bảng tính lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó nữa

-         Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục Save As và đặt tên mới cho nó.

4.          Chèn thêm 1 bảng tính

-         Insert/ Wooksheet hoặc

-         Nháy nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (quy ước ta gọi thao tác này là “Menu tắt”), chọn Insert Wooksheet

5.          Xoá bớt 1 bảng tính

-         Edit, Delete Sheer hoặc

-         [Menu tắt], Delete Sheet

6.          Đổi tên bảng tính

-         Nháy đúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây chúng ta quy ước gọi là thẻ tên) trên thanh thẻ tên hoặc Format/Sheet/Rename hoặc [Menu tắt]/Rename

-         Gõ vào tên mới,  hoặc OK

7.          Sao chép/ Chuyển bảng tính

-         Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thẻ thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ được di chuyển.

-         Cách 2:  Edit/Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trước bảng tính nào trong khung Before Sheet. Nếu đánh dấu chọn vào Create a Copy, excel sẽ sao chép bảng tính chứ không di chuyển nó

-         Lưu ý: chúng ta chỉ nên dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không thể thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc được)

8.          Tách bảng tính

Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính

Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị trí cần tách

Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window/Split. Sau đó để tách chọn Window/Remove Split

Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window/Freeze Panes. Sau đó để bỏ tách chọn Window/Unfreeze Panes

9.          Ẩn và hiện lại 1 bảng tính

Chọn Format/Sheet/Hide để ẩn bảng tính

Để hiện lại bảng tính Format/Sheet/Unhide

10.      Bảo vệ bảng tính

Để những thiết lập bảo vệ và che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng , cần bảo vệ bảng tính. Cách làm như sau;

-         Tool/Protection

-         Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính.

-         Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Passwork, 2 lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng mật khẩu trong Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường.

-         Để bỏ tình trạng bảo vệ; chọn Tool/Protection/Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu đúng ta mới cập nhật được bảng tính.

11.      Chọn nhiều bảng tính

a.       Liền kề: nháy chuột vào thẻ tên đầu. giữ Shift trong khi nhay chuột vào thẻ cuối

b.      Cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt nhay chuột vào các thẻ tên

c.      Để bỏ việc chọn một bảng tính nào: giữ Ctrl trong khi nháy chuột vào thẻ tên của bảng tính đó.

CHƯƠNG 3:  XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.    Các Kiểu dữ liệu:

Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau:

a.      Dạng chuổi (Text)

-        Bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z hoặc A đến Z

-        Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số v…v khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá tính toán.

-        Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

b.      Dạng số (Number)

Bắt đầu bởi: - Các số từ 0 đến 9

    - Các dấu +, -, (, *, $ (hoặc một dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc việc đặt các thông số quốc tế của Windows).

     - Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô

c.

      Dạng công thức (Formulas)

Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Trong một số trường hợp ta có một số kết quả như sau:

d.      Dạng Ngày (Date), giờ (Time)

Ta có các quy ước sau:

-         DD là 2 con số chỉ Ngày

-         MM là 2 con số chỉ Tháng

-         YY là 2 con số chỉ Năm

Ta có thể  nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, trường hợp kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 0/27/04. Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi ( căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán

Có thể nhập ngày bằng cách:

-         Nhập hàm = DATE(YY,MM,DD) đây là cách nhập ngày tốt nhất

-         Sau đó chọn Format, Cells, Number, Date và chọn dạng thể hiện ngày ở khung bên phải

-         Đặc biêt: CTRL+;  cho Ngày hệ thống. CTRL+Shift+; cho Giờ hệ thống.

Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô

2.    Các toán tử trong công thức

a.      Toán tử số

+ : cộng

-  :  trừ

*  : nhân          (ví dụ  = 2*10 cho kết quả là 20)                

/  : chia                         = 12/4.............................. 3

^  : luỹ thừa                 =5^2................................ 25

% : phần trăm              =50%*600...................... 300

-         Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: luỹ  thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải.

-         Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ  được thực hiện trước.

-         Ví dụ: các ô A1, B1, C1 chưa các số 2, 3,4,

                                    +Nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 sẽ được kết quả là 14

                                    +Nếu trong ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 sẽ được kết quả là 20

b.      Toán tử  nối chuổi: ký hiệu &

Ví dụ : chuỗi s1=’tin”

             chuối s2=’hoc ’

             chuỗi s2=s1&s2 cho kết quả s3=’tin hoc’

c.      Toán tử so sánh

> : lớn hơn                   >= lớn hơn hoặc bằng              <> khác

< : nhỏ hơn                   <= nhỏ hơn hoặc bằng