HƯỚNG DẪN: Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

HƯỚNG DẪN

Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

-----------

Căn cứ quyết định số 367 - QĐ/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn về ban hành văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, để thống nhất về thể thức và cách trình bày văn bản trong toàn Đoàn phù hợp với điều kiện thực tế, Ban Bí thư Trung ương Đoàn hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh cụ thể như sau:

I. KHÁI NIỆM, CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

1. Khái niệm thể thức văn bản

Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, được trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản.

2. Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn

- Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ các thành phần thể thức sau đây:

+ Tiêu đề,

+ Tên cơ quan ban hành văn bản,

+ Số và ký hiệu văn bản,

+ Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

+ Phần nội dung văn bản,

+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,

+ Nơi nhận văn bản.

- Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức như: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị.

II. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY, ĐỊNH LỀ TRANG, ĐÁNH SỐ TRANG VĂN BẢN VÀ VỊ TRÍ TRÌNH BÀY

1. Khổ giấy

Văn bản hành trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

2. Kiểu trình bày

Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

- Trang mặt trước:

+ Lề trên cách mép trên 20 mm.

+ Lề dưới cách mép dưới 20 mm.

+ Lề trái cách mép trái 30 mm.

+ Lề phải cách mép phải 20 mm.

- Trang mặt sau (nếu in 2 mặt)

+ Lề trên cách mép trên 20 mm.

+ Lề dưới cách mép dưới 20 mm.

+ Lề trái cách mép trái 20 mm.

+ Lề phải cách mép phải 30 mm.

4. Đánh số trang văn bản

Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang. Số trang được trình bày tại chính giữa ở mép trên của trang giấy (phần header) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

5. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.

III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC

1. Tiêu đề văn bản

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên văn bản của Đoàn là: "ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH". Tiêu đề được trình bày

tại trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1- mẫu 1).

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày tại trang đầu, góc trái, hàng đầu (ô số 2 - mẫu 1), cụ thể như sau:

2.1. Văn bản của đại hội đoàn các cấp

Văn bản của đại hội đoàn các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đoàn cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đoàn viên, thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản do Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu ban hành thì ghi tên cơ quan ban hành là Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu.

- Đối với Đại hội đại biểu toàn quốc Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

+ Văn bản của Đại hội

+ Văn bản của Đoàn Chủ tịch Đại hội

- Đối với Đại hội đại biểu Đoàn cấp tỉnh (tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc)

+ Văn bản của Đại hội

+ Văn bản của Đoàn Thư ký Đại hội

- Đối với Đại hội Đoàn cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố, Đoàn khối, đoàn ngành thuộc tỉnh)

+ Văn bản của Đại hội

+ Văn bản của Ban Kiểm phiếu Đại hội

- Đối với Đại hội Đoàn cấp cơ sở

* Đại hội đại biểu

+ Văn bản của Đại hội

+ Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu

* Đại hội toàn thể đoàn viên

+ Văn bản của Đại hội

+ Văn bản của Ban Kiểm phiếu

- Đối với Đại hội Đoàn bộ phận

* Đại hội đại biểu

* Đại hội toàn thể đoàn viên

- Đối với chi đoàn

2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản của Ban Chấp hành Đoàn các cấp từ Trung ương đến cơ sở, chi đoàn và phân đoàn được ghi như sau:

2.2.1. Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ghi chung là

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

2.2.2. Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ các tỉnh, thành đoàn và đoàn trực thuộc ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ

 Nếu tên cơ quan, đơn vị, địa phương quá dài, có thể cho phép viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (viết tắt là BCH) và cụm từ thành phố (viết tắt là TP.)

+ BCH ĐOÀN TP. HỒ CHÍ MINH

+ BCH ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG

2.2.3. Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện và tương đương ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp.

2.2.4. Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở, Đoàn cơ sở được giao quyền cấp trên cơ sở ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp.

2.2.5. Văn bản của Đoàn bộ phận ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp. Nếu có tên viết tắt của đơn vị thì có thể sử dụng tên viết tắt.

Hoặc

2.2.6. Văn bản của Liên chi đoàn (trong các nhà trường) ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) LIÊN CHI ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức cấp trên trực tiếp.

2.2.7. Văn bản của chi đoàn (kể cả chi đoàn có và không có BCH) ghi chung là CHI ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức cấp trên trực tiếp

2.2.8. Văn bản của phân đoàn ghi chung là PHÂN ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ  và tên chi đoàn cấp trên trực tiếp

2.3. Văn bản của các tổ chức, cơ quan được lập theo quyết định của Ban Chấp hành Đoàn các cấp (các ban tham mưu giúp việc, các Tiểu ban, Hội đồng, Tổ công tác hoạt động có thời hạn) ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp bộ Đoàn mà cơ quan đó trực thuộc.

- Cấp Trung ương:

- Cấp tỉnh:

- Văn bản của tiểu ban, tổ công tác hoạt động có thời hạn

2.4. Văn bản do nhiều cơ quan ban hành thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng ban hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).

3. Số và ký hiệu văn bản

3.1. Số văn bản: là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản được ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó. Nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đoàn lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đoàn lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập, ở phía trái văn bản, dưới tên cơ quan ban hành văn bản, phân cách với cơ quan ban hành văn bản bởi 3 dấu sao (***) (ô số 3 - mẫu 1)

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại văn bản của cơ quan chủ trì ban hành văn bản đó.

3.2. Ký hiệu văn bản: gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu nối ngang (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/). giữa tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham mưu văn bản có dấu nối ngang (-).

- Đối với công văn

- Đối với báo cáo

3.3. Số và ký hiệu trong văn bản của ban tham mưu giúp việc: số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - mẫu 1).

3.4. Cách viết những số và ký hiệu đặc thù

- Đối với ký hiệu về thể loại văn bản, thống nhất cách viết tắt để tránh trùng lặp như sau:

+ Quyết định và quy định: QĐ

+ Chỉ thị: CT

+ Chương trình: CTr

+ Thông tri: TT

+ Tờ trình: TTr

- Đối với ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản, thống nhất cách viết tắt như sau:

+ Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn: TWĐTN

+ Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đoàn: UBKTTWĐ

+ Tỉnh đoàn, thành đoàn thuộc Trung ương: TĐTN

+ Đoàn khối các cơ quan TW, Đoàn khối Doanh nghiệp TW: ĐTNK

+ Đoàn Thanh niên Bộ Công an: ĐTNCA

+ Ban Cán sự Đoàn: BCSĐ

+ Đoàn cấp quận và tương đương, Đoàn cấp cơ sở, Đoàn cấp cơ sở được giao quyền cấp trên cơ sở, Đoàn bộ phận: ĐTN

+ Chi đoàn cơ sở: CĐCS

+ Chi đoàn: CĐ

+ Phân đoàn: PĐ

-  Đối với ký hiệu tên đơn vị tham mưu văn bản, viết tắt tên của ban, đơn vị, cụ thể như sau:

+ Văn phòng: VP

+ Ban Tổ chức: BTC

+ Ban Kiểm tra: BKT

+ Ban Tổ chức - Kiểm tra: TCKT

+ Ban Thanh niên trường học: TNTH

+ Ban Đoàn kết tập hợp thanh niên: ĐKTHTN

+ Trung tâm Thanh thiếu niên TW: TTNTW

…

- Số và ký hiệu văn bản của Đại hội Đoàn các cấp (Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc Đại hội với ký hiệu là Số:      /ĐH.

- Số và ký hiệu văn bản của các Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn kiểm tra … của các cấp bộ đoàn được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các văn bản, ký hiệu là tên viết tắt của Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn kiểm tra (TB, TCT, HĐ, ĐKT)…

4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản thể hiện trụ sở mà cơ quan ban hành văn bản đóng trên địa bàn; thời gian ban hành văn bản. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày phía dưới của tiêu đề văn bản, ngang hàng với số ký hiệu văn bản (ô số 4 - mẫu 1).

4.1. Địa điểm ban hành văn bản

- Văn bản của Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn, các ban, đơn vị cơ quan Trung ương Đoàn ghi địa điểm ban hành là “Hà Nội”. Văn bản do cơ quan Trung ương Đoàn ban hành tại phía Nam ghi địa điểm là “TP.Hồ Chí Minh”.

- Văn bản của các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc; các ban, đơn vị của tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc ghi địa điểm ban hành là tên tỉnh, thành phố mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

- Văn bản của Đoàn ở huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và ở xã, phường, thị trấn, địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện (quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn) đó.

Văn bản của Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp tỉnh ghi địa điểm ban hành là tên thành phố, thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

Văn bản của Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp huyện ghi địa điểm ban hành là tên phường, xã, thị trấn mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

- Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự thì trước tên người, tên riêng một âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm ban hành văn bản là thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn.

+ Địa danh hành chính mang tên người: Văn bản của Thành đoàn thành phố Hồ Chí Minh

TP. Hồ Chí Minh, ngày   tháng    năm

+ Địa danh hành chính một âm tiết: Văn bản của Thành đoàn Huế

Thành phố Huế, ngày     tháng     năm 

+ Địa danh hành chính theo số thứ tự: Văn bản của Quận đoàn 12, Thành đoàn thành phố Hồ Chí Minh

Quận 12, ngày       tháng     năm 2013
 

4.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: là ngày ký chính thức văn bản đó, ngày dưới mùng 10 và tháng 1, tháng 2 thì phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày …. tháng …. năm …. không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/) v.v. để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.

4.3. Vị trí trình bày: Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, bên phải, dưới tiêu đề văn bản, giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4-mẫu 1).

Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2013

5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

1. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ Đoàn ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn.

2. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà Ban Chấp hành hoặc Ban Thường vụ Đoàn các cấp ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó.

Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoa đứng đậm (ô số 8 - mẫu 1). Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản bằng chữ thường đứng, đậm (ô số 9 - mẫu 1). Dưới tên thể loại văn bản và trích dẫn văn bản là dấu gạch ngang nét rời (-------) để phân biệt với phần nội dung văn bản.

CHỈ THỊ

Về việc sử dụng huy hiệu Đoàn và áo thanh niên Việt Nam

trong sinh hoạt, tổ chức hoạt động của Đoàn

-----------------

Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữ thường, nghiêng không đậm (ô số 5 - mẫu 1).

Số: 68-CV/TWĐTN

"V/v giới thiệu thanh niên

tiêu biểu năm 2013"

6. Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.

Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung (ô số 11 - mẫu 1).

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ).

Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối đa là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc tối đa đến 1,2.

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.