Định dạng nhanh một bảng Excel
Lấy danh sách dữ liệu và định dạng nhanh chúng thành các bảng Excel, sử dụng gallery của các kiểu trong lệnh Format as Table—nó là một ribbon nằm trong tab Home. Tích vào hộp chọn “My table has headers” (nếu bảng có các header) và bạn có thể nhanh chóng phân loại hoặc lọc các cột bên trong trang bảng tính bằng cách sử dụng menu drop-down được tích hợp của header.
Bổ sung thêm cột
Việc bổ sung thêm một cột mới vào bảng Excel là quá dễ dàng. Đặt một công thức (ví dụ là SUM) trong ô đầu tiên của cột dữ liệu mới đó. Công thức đó sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các ô trong cột này, nó cũng có thể được phân loại hoặc lọc. Thêm một cột khác và sử dụng công thức khác (như AVERAGE) nếu thấy cần thiết.
Thêm một hàng tính tổng
Trong cùng với bảng được định dạng đó, bạn có thể muốn xem tổng tất cả các số hiển thị tại hàng dưới cùng. Kích vào bất cứ nơi nào trong bảng để xuất hiện tab Table Tools | Design. Kích vào nó và bạn sẽ tích vào các hộp kiểm trong Table Style Options. Tích Total Row để bổ sung thêm hàng tính tổng ngay lập tức. Sau đó kích mỗi ô trong toàn bộ hàng để chọn ra một hàm (SUM, AVERAGE,…) từ mũi tên sổ xuống.
Bố sung thêm hàng mới vào phía trên hàng tổng
Nếu bạn muốn bổ sung thêm các hàng mới vào cuối bảng đã có hàng tính tổng, hãy đưa trỏ chuột vào viền dưới phải của bảng cho đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên hai chiều. Giữ chuột và kéo bảng xuống (hoặc kéo sang nếu muốn tạo thêm cột) cho đến khi đủ số dòng cần thiết và nhả chuột. Các hàng mới sẽ được thêm ngay phía trên dòng tổng và định dạng các ô trong hàng đó phù hợp với định dạng đã có trong bảng.
Chuyển đổi các bảng sang dữ liệu thông thường
Các bảng của Excel, có thể thực hiện cập nhật một cách dễ dàng các cột của nó thông qua menu lọc và phân loại trong header, có thể được chuyển đổi thành dải dữ liệu thông thường khi giữ cùng định dạng và công thức. Trong tab TableTools | Design, kích Convert to Range. Nhưng bạn nên cẩn thận! chỉ có cách để có thể hoàn lại thao tác này là sử dụng Undo ngay lập tức, bằng không bạn phải bắt đầu lại mọi việc từ lệnh Format as Tables (xóa toàn bộ định dạng).
Mã màu cho các clue trực quan
Áp dụng Conditional Formatting (từ phần Styles trên tab Home của ribbon) để tạo mã màu, biểu tượng và các biểu đồ thanh dữ liệu được tích hợp (hoặc trộn lẫn) trên mỗi ô. Các clue trực quan này cho phép bạn có thể quan sát ngay lập tức các số cao nhất và thấp nhất trong cột hoặc hàng đó kể cả khi nó không được phân loại.
Tìm ra các giá trị nhân bản
Conditional Formatting có thể nhận dạng ra các giá trị nhân bản. Khi bạn đánh dấu một danh sách và kích Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules và chỉ định Duplicate Values. Các giá trị nhân bản sẽ bị đánh dấu.
Sử dụng các tùy chọn paste
Khi paste dữ liệu được copy từ Excel 2007 vào Word hoặc PowerPoint, bạn thường sử dụng Ctrl-V, tuy nhiên hãy tìm biểu tượng clipboard/paper trong phần góc phải bên dưới của bảng. Nó sẽ xuất hiện Paste options, trong đó có một số tùy chọn: sử dụng các định dạng của tài liệu cục bộ cho các bảng trong PowerPoint hoặcWord, chúng có thể cho phép bạn paste dữ liệu như một ảnh hoặc làm nổi nó với các bảng đang tồn tại.
Paste như một đối tượng
Dữ liệu từ Excel có thể được paste như một đối tượng. Trong PowerPoint hoặc Word, vào tab Home, kích vào mũi tên dưới Paste, chọn Paste Special. Trong menu, chọn Microsoft Office Excel 2003 Spreadsheet Object. Nếu nút radio bên trái chỉ có Paste thì dữ liệu sẽ được chèn khi bạn kích nó và có khả năng soạn thảo như bạn có thể thực hiện trong Excel. Nếu bạn chọn Paste Link thì bất kỳ một nâng cấp nào xảy ra với dữ liệu của bạn trong trang bảng tính đều hiện trong biểu mẫu của Word hoặc PowerPoint.
13 phím tắt trong Excel 2007
Nhiệm vụ
|
Thao tác phím
|
Sử dụng outline border cho các ô đã được chọn
|
Ctrl-Shift-&
|
Sử dụng định dạng ngày với ngày, tháng, và năm
|
Ctrl-Shift-#
|
Sử dụng định dạng thời gian với giờ, phút và AM hoặc PM
|
Ctrl-Shift-@
|
Chèn vào thời gian hiện hành
|
Ctrl-Shift-:
|
Chèn vào ngày hiện hành
|
Ctrl-;
|
Ẩn hàng đã được chọn
|
Ctrl-9
|
Ẩn các cột đã được chọn
|
Ctrl-0
|
Thay đổi giữa việc hiển thị các giá trị ô và hiển thị các công thức trong trang bảng tính
|
Ctrl-`
|
Hiển thị hộp thoại Find and Replace với tab Replace đã chọn
|
Ctrl-H
|
Hiển thị hộp thoại Insert Hyperlink cho hyperlink mới
|
Ctrl-K
|
Hiển thị cửa sổ Print Preview
|
Ctrl-F2
|
Chuyển qua cửa sổ workbook tiếp theo
|
Ctrl-F6
|
Hiển thị hộp thoại Macro để tạo, chạy, soạn thảo hoặc xóa một macro
|
Alt-F8
|
|