Tai lieu luyen thi CCA tin hoc

CHÖÔNG I

MICROSOFT WORD

 Môû maùy, taét maùy

Khi maùy tính ñöôïc laép ñaët xong, caáp nguoàn ñieän cho maùy, aán nuùt Power môû nguoàn. Sau khi maùy khôûi ñoäng vaøo windows xong, vaøo Start => Programs choïn Microsoft office => Microsoft word,   Microsoft Exel hoaëc Microsoft Powerpoint… ñeå soaïn thaûo (taïo taäp tin). Tröôùc khi taét maùy phaûi close (thoaùt) heát caùc cöûa soå laøm vieäc, coù theå duøng phím Alt+F4 ñeå thoaùt heát caùc chöông trình thoâng thöôøng vaø enter taét maùy, hoaëc sau khi thoaùt heát caùc cöûa soå laøm vieäc, vaøo Start =>Turn off Computer => turn off, (shutdow => OK ñoái vôùi Windows 95-2000…)

• Traïng thaùi chôø
• Taét maùy
• Khôûi ñoäng laïi maùy tính

 

 

 

 

1 Soaïn thaûo vaên baûn

Microsoft word goïi taét laø word, quaù trình soaïn thaûo nhö sau: muoán goõ chöõ ñöôïc ñeå soaïn thaûo vaên baûn ta phaûi coù boä goõ vietkey,Unikey…, ñöôïc caøi ñaët saün. Ñoái vôùi kieåu goû daáu TELEX (goõ daáu = chöõ caùi) ta thöïc hieän nhö sau: nhaáp chuoät phaûi vaøo bieåu töôïng Vietkey( Unikey), keùo reâ chuoät ñeán vuøng toái (Baûng ñieàu khieån) trong thöïc ñôn choïn hieän cöûa soå Vietkey, sau ñoù nhaáp chuoät choïn Telex vaø sao ñoù choïn TaskBar ñeå caát daáu baûng ñieàu khieån. Chöõ caùch chöõ baèng moät caùi goõ phím space  ( phím daøi)

Nhaäp kyù töï taïo vaên baûn:

Goõ daáu VNI:

Soá 1 = daáu saéc; soá 2 = daáu huyeàn; soá 3= daáu ?  ; soá 4 = daáu ~ soá 5 = daáu naëng; soá 6 = daáu oâ,eâ ; soá 7 = daáu ö ; soá 8 = daáu aê soá 9 = daáu ñ.

Ví duï: nguyeãn Vaên A  = nguye64n Va8n A

*** Baûng maõ VINI window  phaûi söû duïng cho font chöõ VINI, ví duï VNI-Times, VINI Helve, VINI-Book ...

Baûng maõ Unicode d9 vo71i ba3ng ma4 Unicode vi du5 : Times New Roman

Goõ daáu telex:

aa= aâ; oo= oâ; ee= eâ; dd=ñ; w= ô; uw=ö; S= daáu saéc; F= daáu huyeàn; R= ?; x = ~; J=daáu naëng

Tröôùc heát ta caøi caùc tab ñeå coá ñònh caùc noäi dung tieâu ñeà.  Ví duï caùch trình baøy ñoaïn noäi dung vaên baûn sau ñaây:

 

Caùc phím söû duïng: keát hôïp vôùi phím Ctrl   

 

Ctrl +	A	Choïn taát caû	Ctrl +	W	Thoaùt moät taäp tin
	B	Chöõ ñaäm		Z	Phuïc hoài veà tröôùc
	C	Copy		Y	Phuïc hoài sau
	D	Môû Font chöõ ñeå chænh Font		C	Copy
	E	Can giöõa trang giaáy		X	Caét moät ñoaïn vaên baûn
	R	Can leà phaûi		V	Past ra caùi ñaõ choïn Ctrl+C
	L	Can leà traùi		5	Haøng caùch haøng  =1,5 laàn
	U	Chöõ gaïch döôùi		2	Haøng caùch haøng  =2 laàn
	I	Chöõ nghieân		1	Trôû laïi ban ñaàu
	O	Môû taäp tin  ñaõ löu		M	Chuyeån tab trong khung
	N	Môû  moät taäp tin môùi		F	Tìm moät soá kyù töï tuyø yù (Find)
	P	In ra trang vaên baûn		J	Can leà caû traùi vaø phaûi

    Chuyeån ñoåi höõ thöôøng, chöõ  IN HOA: Bao khoái moät ñoaïn, doøng, chöõ… , duøng Shift + F3 laàn löôït thay ñoåi cheá ñoä chöõ IN HOA, In Hoa Ñaàu Chöõ, chöõ thöôøng.

Khi goõ moät ñoaïn vaên baûn  ta tieán haønh löu vaên baûn vaøo oå ñiaõ baèng caùch  vaøo File => Save hoaëc nhaán F12, sau ñoù  ñaët teân vaøo File name  (khoâng goõ daáu) ví duï: baocao, vaø choïn oå ñiaõ hoaëc thö muïc caàn löu. Tieáp tuïc nhaäp vaên baûn sau khoaûn 05 hoaëc 02 phuùt nhaán phím Ctrl+S ñeå löu vaên baûn ñeå khi maát khoâng bò maát döõ lieäu.

2-Ñònh daïng vaên baûn

Khi nhaäp vaên baûn xong tieán haønh ñònh daïng vaên baûn baèng caùch bao khoái phaàn noäi dung nhaán vaøo bieåu töôïng ñeå can leà 2 beân traùi, phaûi.

Click giöõ chuoät keùo reâ con thoi treân sang phaûi moät ñoaïn ñeå moãi khi xuoáng doøng  caùc kí töï thuïc voâ moät ñoaïn. .

 

3-Caùch taïo baûng bieåu:

Taïo baûng bieåu phuïc vuï cho coâng vieäc thoáng keâ trong vaên baûn.

Vaøo Table  =>  Insert => choïn Table.

 

 

Sau ñoù moät menu (thöïc ñôn) hieän leân ta nhaáp vaøo oâ number of Colum laø soá coät, number of Rows laø soá doøng caàn keõ khung, Fixed column With: ñoä roäng cuûa coät. Sau ñoù ta nhaäp vaøo caùc oâ.

 

Di chuyeån töø oâ naøy sang oâ kia baèng phím Tab haëc phím muõi teân beân caïnh daõy phím soá.

-Xoaù kyù töï beân traùi baèng phím Backspace, xoaù kyù töï beân phaûi baèng phím Delete.

-Coäng oâ laïi (goäp nhieàu oâ thaønh 1 oâ) baèng chaùch bao khoái caùc oâ ñoù, sau ñoù vaøoTable => Mergecells…. Hoaëc click chuoät vaøo bieåu töôïng ñeå goäp oâ.

 

- Cho doøng vaø coät roäng ra: Bao khoái caùc doøng hoaëc coät, vaøo Table => choïn Table properties sau ñoù moät menu hieän leân ta choïn ôû theû Row nhaáp chuoät vaøo  Specify hieght vaø nhaäp chæ soá ñoä roäng cuûa doøng. Neáu ôû office 97, 2000, thì vaøo table => hieghtcell and with)

-Chænh ñoä lôùn cuûa coät ta choïn theû Colum nhaáp chuoät vaøo preferred whidth vaø nhaäp chæ soá ñoä lôùn coät vaøo. Ta coù theå duøng chuoät keùo ñieàu chænh tröïc tieáp treân doøn hoaëc coät.

 

Trong word ta cuõng coù theå coäng coät hoaëc doøng baèng caùc haøm sum(ABOVE), sum(left), sum(right)… baèng caùch: ñaët con troû taïi oâ caàn tính toång, sau ñoù vaøo table => Fomula… => ok

4-Cheøn kyù töï ñaàu doøng

 

(phuïc vuï cho vieäc trình baøy vaên baûn theo phöông phaùp lieät keâ)

VaøoFormat => Bullets and numbering moät hoâïp thoaïi xuaát hieän, ta choïn theû  Bulleted  hoaëc Numberred  vaø nhaáp chuoät choïn löïa theo yù muoán.

Cuõng coù theå click chuoät tröïc tieáp treân thanh ñònh daïng Formatting.

 

5 Cheøn kyù töï ñaëc bieät:

Chöùc naêng: phuïc vuï cho trang trí döôùi tieâu ñeà

Ví duï:  --o--

Vaøo Insert => Symbol moät hoäp thoaïi xuaát hieän, choïn theû Symbol => choïn Font Wing dings… , ta choïn moät kyù töï, nhaáp vaøo Insert phía döôùi hôïp thoaïi, sau ñoù choïn tieáp coù theå nhö theá nhieàu laàn  tuyø yù, choïn song, nhaáp chuoät vaøo Close ñeå ñoùng laïi

 

6 Cheøn hình:

Cheøn hình vaøo vaên baûn nhaèm muïc ñích minh hoaï hoaëc trang trí vaên baûn. Caùch laøm nhö sau:

Vaøo Insert => Picture choïn Clip art… choïn Clip Organizer… nhaáp chuoät vaøo Go, muoán choâân vaøo böùc aûnh naøo thì click chuoät vaøo böùc aûnh ñoù. Ñoái vôùi Office 2000 treân thanh clipArt môû caùc thö muïc ra, choïn hình aûnh tuyø yù roài click chuoät phaûi choïn copy, click chuoät vaøo trang vaên baûn click chuoät phaûi choïn Past hoaëc Ctrl+V. Sau ñoù ñònh daïng tranh baèng caùch click chuoät phaûi vaøo böùc tranh, choïn Format Picture… xuaát hieän moät hoäp thoaïi Format Picture choïn theû Layout, choïn caùch ñònh daïng kieåu hieån thò tuyø yù.

 

 

Sau  ñoù nhaáp vaøo ñeå hoaøn taát coâng vieäc. Ta click chuoäc vaøo bieåu töôïng  treân thanh Drawing  döôùi goùc phaûi maøn hình ñeå taïo ñöôøng vieàn khung aûnh.

7 Taïo tieâu ñeà ñaàu trang, cuoái trang, soá trang.

Vaøo View =>  Header and footer moät thanh coâng cuï vaø vuøng nhaäp tieâu ñeà xuaát hieän Khi nhaäp xong noäi dung tieâu ñeà ta ñaùnh soá trang baèng caùch ta goõ chöõ Trang vaø nhaáp chuoät vaøo bieåu töôïng  sau ñoù ta

coù theå choïn font chöõ, kieåu chöõ, côû chöõ  treân thanh coâng cuï cuûa trang vaên baûn hieän haønh.

 

Ta coù theå toâ maøu neàn cho tieâu ñeà  ñaàu trang, cuoái trang baèng caùch vaøo Format => Borders and sharding, choïn Shading, choïn maøu neàn, sau ñoù Click chuoät vaøo    ñeå ñoùng laïi. Ta cuõng coù theå cheøn moät böùc tranh vaøo tieâu ñeà ñaàu doøng laøm neàn ñeå trang trí cho trang vaên baûn.

 

 

8 Taïo maãu vaên baûn theo bieåu maãu taïo ñöôøng keû

( Phuïc vuï cho lyù lòch, ñôn…)

Tröôùc tieân ta phaûi caøi caùc tabs treân thöôùc cuûa maøn hình nhö hình döôùi ñaây.

 

Soá löôïng tab tuyø thuoäc vaøo soá löôïng noäi dung cuøng doøng. Sau ñoù tieán haønh caøi ñaët baèng caùch: vaøo Format = > Tabs… hoäp thoaïi xuaát hieän

 

Ta choïn töøng chæ soá vaø nhaáp chuoät vaøo caùc muïc ñieåm choïn (töø 2 ñeán 4, tuyø choïn kieåu ñöôøng keõ) vaø nhaáp chuoät vaøo   ñeå caøi ñaët tab  khi caøi ñaët xong ta nhaáp chuoät vaøo ñeå thoaùt.

Doøng ñaàu ta goõ noäi dung 1 song ta goõ phím Tab treân baøn phím, goõ noäi dung thöù 2 => goõ phím Tab … khi keát thuùc doøng 1 ta goû phím enter xuoáng doøng vaø thöïc hieän tieáp töông töï. Khi keát thuùc coâng vieäc naøy ta khoâng caàn duøng tab nöõa ta ñaët con troû vaøo doøng hieän haønh (vöøa xuoáng doøng) ta vaøo laïi Format = > Tabs… hoäp thoaïi xuaát hieän nhö treân, ta choïn Clear All.

8. Chia coät vaên baûn:

Muoán chia moät ñoaïn vaên baûn ra thaønh nhieàu coät, ta ñaùnh lieân tuïc khoâng enter xuoáng doøng, khi nhaäp xong ñoaïn can chia ta goõ phím enter ñeå xuoáng doøng taùch ñoaïn. Sau ñoù vaøo Format => colomns… moät hoäp thoaïi Columns xuaát hieän:

Choïn soá coät caàn chia vaø click chuoät vaøo line between ñeå taïo ñöôøng keõ ngaên giöõa caùc ñoaïn. Nhaäp caùc chæ soá ñoä lôùn cuûa coät vaøo With ñeå choïn ñoä lôùn cuûa moät coät, vaøo Spaccing ñeå taïo khoaûng caùch giöõa trung taâm ñöôøng keõ giöõa vaø leà cuûa coät sau ñoù choïn OK ñeå hoaøn taát.

 

9.Taïo hieäu öùng chöõ to ñaàu ñoaïn

 

uoán taïo hieäu öùng chöõ to ñaàu ñoaïn tröôùc heát ta nhaäp xong ñoaïn vaên baûn, sau ñoù ta bao khoái kyù töï ñaàu tieân, click chuoät vaøo Format => Drop Cap… trong muïc Position choïn caùc kieåu tuyø yù , sau ñoù ta choïn Options ñeån choïn Line to drop ñeå chöõ to baèng 2 hoaëc ..n doøng chöõ, choïn Font chöõ, choïn OK.

 

 

 

 

10.Taïo khung xung quanh vaên baûn

Muoán taïo khung quanh trang vaên baûn ta

coù hai hình thöùc bao khung:

a) Taïo khung quanh vuøng kyù töï .

Khi nhaäp xong ñoaïn kí töï, ta vaøo Format => Borders and shading… choïn Borders, click chuoät vaøo doøng keõ Width ñeå choïn kieåu ñöôøng keõ, click chuoät vaøo box nhaáp vaøo vuøng Apply to, choïn text, choïn OK.

 

Löu yù:

Tröôùc khi bao khung moät ñoaïn vaên caànñaët con troû ôû cuoái ñoaïn enter xuoáng doøng môùi quay leân bao khoái ñoaïn vaên laøm thao taùc taïo khung. Ñeå ñoaïn sau khoâng coù hieäu öùng treân

 

 

 

 

b)Taïo khung quanh trang vaên baûn.

Muoán taïo khung quanh trang vaên baûn ta nhaäp xong vaên baûn ñoù, Format => Borders and shading… choïn Page Borders, Width choïn kieåu ñöôøng keõ trong vuøng Style hoaëc with ñeå choïn ñöôøng vieàn, vaøo Art => choïn caùc kieåu ñöôøng vieàn hoa vaên, choïn Box, trong vuøng choïn trong vuøng Aply to: choïn Whole document, choïn OK.

 

11.Taïo khung tranh chöõ baèng coâng cuï AutoShapes vaø söû duïng textbox 

 

Menu AutoShapes, choïn kieåu khung tranh, nhaán phím Esc ñeå thoaùt cheá ñoä veõ trong texbox vaø nhaáp giöõ chuoät keùo reâ  ra ñeå veõ, ñöa chuoät vaøo goùc cuûa khung tranh ñeå ñieàu chænh ñoä lôùn cuûa khung tranh, click chuoät phaûi, choïn Add Text, tieán haønh goõ chöõ hoaëc cheøn tranh aûnh, kyù töï ñaët bieät vaøo, click chuoät ra ngoaøi ñeå thoaùt.

12. Goõ chöõ trong text box

Treân coâng cuï AutoShapes ta click chuoät vaøo bieåu töôïng  treân thanh draw phía döôùi maøn hình, sau ñoù  nhaán phím Esc ñeå thoaùt khung aûo text box duøng chuoät keùo reâ veõ text box,  vaøo goõ chöõ.

Löu yù: Phaûi choïn Font chöõ ( treân trang cuûa window hieän haønh) ñeå goõ daáu VNI ñöôïc, neáu khoâng ta phaûi môû boä goõ tieáng vieät, choïn baûng maõ Unicode seõ goõ daáu ñöôïc.

13.Taïo chöõ ngheä thuaät.

Ví duï

Cuõng treân thanh coâng cuï Autoshapes  ta click chuoät vaøo bieåu töôïng   luùc naøy moät baûng maãu töï xuaát hieän, ta choïn moät kieåu chöõ tuyø yù, choïn OK, moät baûng Edit Word Art text xuaát hieän, chænh Font chöõ, côû chöõ vaø goõ chöõ, choïn OK, sau ñoù ñöa chuoät xuoáng goùc doøng chöõ ngheä thuaät ñeå chænh ñoä lôùn doøng chöõ, hoaëc click chuoät phaûi vaøo doøng chöõ  ngheä thuaät, choïn Format WordArt ñeå chænh ñoä lôùn, kieåu hieån thò…

  Coù theå nhaép chuoät vaøo treân thanh  word Art ñeå choïn caùc kieåu hieån thò theo caùc daïng              luùc naøy thanh ñònh daïng Word Art xuaát hieän:

Ta choïn caùc daïng tuyø yù, daïng doøng chöõ ngheä thuaät töï ñoäng chuyeån ñoåi. Rieâng hai daïng hình naøy trong Edit Word Art text phaûi goõ 03 doøng môùi hieån thò ñöôïc      …

 

14. Taïo doøng chöõ ñöùng  trong khung

Khi ta coäng oâ ( nôi nhaäp noäi dung) xong  ta goõ chöõ vaøo vuøng ñoù. Goõ chöõ xong ta bao khoái caùc chöõ caàn ñònh daïng, vaøo Format choï text diretion, choïn caùc kieåu ôû Orientation, choïn OK.

 

15 Söû duïng tab

lick chuoät vaøo coâng cuï tab treân goùc giao thöôùc maøn ( ruler), choïn caùc loaïi tab theo yeâu caàu, click chuoät vaøo thöôùc  treân ñeå caøi tab.

Söû duïng tab thaäp phaân ñeå phuïc vuï cho phöông phaùp lieät keâ soá lieäu trong Word coù soá thaäp phaân, baèng caùch click chuoät vaøo goùc giao giöõa thöôùc ño ngang vaø doïc beân treân goùc traùi maøn hình Word. Goõ noäi dung keát hôïp phím tab ñeå ñöa con troû ñeán tab khaùc.

 

 

16 Phuïc hoài caùc thanh coâng cuï

Trong quaù trình soaïn thaûo, tinh chænh vaên baûn ñoâi khi sô yù laøm maát caùc thanh coâng cuï, thöôùc ño…, gaây khoù khaên cho vieäc ñònh daïng vaên baûn. Phuïc hoài laáy laïi caùc thanh coâng cuï  baèng caùch vaøo Tools => Customize => choïn toolbars hoaëc vaøo View => Toolbars, click chuoät ñieåm choïn caùc thanh cô baûn: Standard (thanh taùc vuï), Fornating (thanh ñònh daïng), tables and Borders(thanh coâng cuï).

Rieâng thanh menubar luoân hieån thò maëc nhieân.

Khi maát thöôùc ño trong word, phuïc hoài laïi : vaøo View => Ruler

17.Taïo thö muïc vaø ñoåi teân taäp tin, coppy taäp tin, xoaù taäp tin

a) Taïo thö muïc, taäp tin (teäp)

 Chuùng ta coù theå taïo thö muïc treân caùc oå ñóa hoaëc trong thö muïc tuyø yù, Thö muïc ñöôïc taïo trong moät Thö muïc tröôùc ñöôïc goïi laø thö muïc con, thö muïc tröôùc ñoù ñöôïc goïi laø thö muïc meï, oå ñóa cuõng laø hình thöùc cuûa thö muïc. Taïo thö muïc baèng caùch: môû oå ñóa ( thö muïc) tuyø yù, click chuuoät phaûi choïn New => folder => nhaäp teân thö muïc => Enter.

b) Xoaù thö muïc, taäp tin:

Môû oå ñóa choïn thö muïc hoaëc taäp tin caàn xoaù, click chuoät vaøo ñoù , aán phím Delete hoaëc right click chuoät choïn Delete ñeå xoaù. Neáu keát hôïp phím delete vaø phím shift seõ xoaù maát vónh dieãn.

Löu yù: Khi xoaù thö muïc hoaëc taäp tin noù seõ bò ñöa ra Recycle Bin. Muoán phuïc hoài laïi thö muïc vaø taäp tin bò xoaù: môû (Open) Recycle Bin, Right click chuoät, choïn Restore.

18 Söû duïng coâng cuï toaùn hoïc

Vaøo Insert => Object moät menu xuaát hieän choïn Quation 3.0… trong Create New

19.Söû duïng Excel trong Word

Vieäc söû duïng baûng tính Excel trong Word phuïc vuï cho caùc vaên baûn caàn tính toaùn nhieàu pheùp toaùn.Treân thanh coâng cuï taùc vuï Standar, click chuoät vaøo bieåu töôïng choïn soá doøng vaø soá coät tuyø yù, sau ñoù duøng caùc thao taùc nhö trong Excel

20Trình baøy vaên baûn baèng phöông phaùp lieät keâ ñeà muïc( kyù töï ñaàu doøng).

Muoán trình baøy vaên baûn theo phöông phaùp lieät keâ hoaëc ñieåm, muïc ta vaøo Format => Bullets and Numbering choïn  theû Bulleted ñeå cheøn kyù töï ñaëc bieät ñaàu doøng, choïn theû numbered ñeå choïn soá.  hoaëc Outline Numbered  ñeå choïn vöøa kyù tö vöøa soá.

21 Ñieàu chænh khoå giaáy, leà vaø In aán,

a) ñieàu chænh leà, khoå giaáy in

Khi nhaäp xong vaên baûn, tieán haønh ñònh daïng , chænh söûa vaên baûn; Vaøo File => Pagesetup moät hôïp thoaïi xuaát hieän:

Choïn theû Magins ñeå chænh leà treân (Top), leà döôùi (Bottom), leà traùi (Left), leà phaûi (Right). Maëc nhieân kieåu trang giaáy ñöùng (Portrait) trong Oreintation, muoán choïn khoå giaáy in ngang choïn Landscape, sau ñoù choïn Default…, ñeå coá ñònh ñònh daïng.

 Choïn theû Paper  ñeå choïn khoå giaáy. Thoâng thöôøng duøng khoå giaáy A4, 21x 29,7cm. Choïn Layout ñeå chænh leà treân döôùi cho tieâu ñeà ñaàu trang, cuoái trang. Vaøo Boder ñeå taïo kgung vaên baûn nhö phaàn 10, choïn caùch boá trí vaên baûn trong Vertical alignment:.

Choïn Line Numbers =>ñieåm choïn Add linenumber ñeå cheøn soá thöù töï doøng treân trang.

 

 

 

Choïn Restart each Pagae: Trang sau laëp laïi;

Choïn Restart each section: lieân tuïc caùc trang;

Continuous: thoâng thöôøng( lieân tuïc);

Start at: soá  baét ñaàu;

From text: khoaûng caùch kyù töï ñaàu doøng ñeán ñaàu doøng;

Count by: laø soá doøng tính cho moät toå hôïp ñeå ñeám, sau ñoù choïn OK.

 

 

 

 

 

b) In (Printer) muoán in trang vaên baûn chuùng ta vöøa soaïn thaûo, vaøo File => Printer hoaëc aán toå hôïp phím Ctrl + P, sau ñoù choïn soá thöù töï trang caàn  in trong vuøng Pages vaø soá baûn caàn in trong vuøng number of coppies, Enter hoaëc click OK maùy in seõ in ra vaø choïn löïa. Number of coppy laø soá boä caàn in ra, All : in taát caû, Pages: in soá  thöù töï ñang ñöôïc choïn löïa ví duï:trang 2 .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Caùc phím chöùc naêng khaùc

• Phím muõi teân

Phím   Chuyeån sang traùi

Phím   Chuyeån sang phaûi

Phím    Di chuyeån leân treân

Phím  Di chuyeån xuoáng döôùi

• Caùc phím khaùc

Home Ñöa troû chuoät veà ñaàu doøng hieän haønh

End Ñöa troû chuoät veà cuoái doøng

Page 

Up Döa trang hieän haønh treân maøn hình leân treân

Page

Down  Döa trang hieän haønh treân maøn hình xuoáng döôùi

Num

Lock Taét/môû cheá ñoä goõ phím soá

Insert Taét/ môû cheá ñoä cheøn ñeø leân kyù töï

Power Taét maùy tính

Sleep Taét maùy tính ôû traïng thaùi chôø

Prin 
Screen
SysRq Chöùc naêng in thanh  menu giao dieän

Esc Thoaùt moät leänh ñang thöïc hieän

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CHÖÔNG II

LAØM VIEÄC VÔÙI BAÛNG TÍNH EXCEL

Môû Excel:

 

Vaøo Programs =>Microsoft Excel ( hoaëc Programs =>Microsoft Office => Microsoft Office neáp offic XP3), moät cöûa soå Excel hieän leân: ta tieán haønh naäp döõ lieäu.

 

Phaàn 1:TAÏO BAÛNG TÍNH:

 

Muoán taïo baûng tính theo noäi dung caàn thoáng keâ ta bao khoái caùc oâ caàn duøng ñuû cho vieäc nhaäp döõ  lieäu, sau ñoù vaøo Fortmat => Cells hoaëc aán toå hôïp phím Ctrl + 1, hoäp thoaïi Fortmat cells xuaát hieän

Ta choïn theû Border, choïn kieåu ñöôøng keõ trong vuøng Style, nhaép chuoät vaøo vuøng border ñeå taïo khung  choïn ñeå thoaùt.

 Caùch nhaäo döõ lieäu:

Söû duïng caùc phím muõi teân ñeå di chuyeån  töø oâ naøy sang oâ khaùc

 

 

 

 

1. Phaân bieät döõ lieäu:

Döõ lieäu kieåu soá (number): 0,1,2,3…9

Kieåu döõ lieäu daïng chuoåi: a,b,c…z, space…

Kieåu ngaøy: dd/mm/yyyy( ngaøy/thaùng/naêm)
Nguyeân taéc nhaäp döõ lieäu kieåu ngaøy vaø kieåu soá :

Khoâng caùch moät phím Space naøo, vì neáu theâm moät Space thì seõ bieán thaønh daïng text, khoâng theå tính toaùn ñöôïc.

Trong quaù trình nhaäp döõ lieäu coù theå theâm doøng, theâm coät hoaëc Worksheet baèng caùch  vaøo Insert Choïn =>rows : theâm doøng

Choïn columns: theâm coät

Choïn Work sheet theâm moät sheet môùi.

Muoán xoaù oâ, doøng, coät, worksheet..

Vaøo Edit =>delete ñeå xoaù oâ, doøng, coät

Choïn ship cells left ñeå xoaù oâ (caùc oâ) ñaõ choøn , keùo ñoøng caùc) doøng hieïn haønh veà beân phaûi baèng soá oâ doaøng ñaõ xoaù.

Choïn shif cells up xoaù oâ(caùc oâ) ñaõ choïn, keùo coät( moät soá coät) hieän haønh leân treân baèng soá oâ(caùc oâ) ñaõ xoaù.

Choïn Entire row: xoaù doøng ñaõ choïn

Choïn Entire column: xoaù coät ñaõ choïn.

Ñaët teân sheet: Right click chuoät vaøo   choïn Renname sau ñoù nhaäp teân môùi vaøo.

b.   .Ñònh daïng vuøng döõ lieäu:

Muoán ñònh daïng vuøng döõ lieäu tröôùc heát phaûi bao khoái choïn caùc oâ caàn ñònh daïng  sau ñoù vaøo Fortmat => cells (Ctrl + 1) moät hoät thoaïi Fortmat cells xuaát hieän.

ÔÛ Number ta ñònh daïng cho caùc kieåu soá, kieåu ngaøy, kieåu chuoåi…

• Gennerral: maëc nhieân theo heä ñieàu haønh, ngoân ngöõ, nguyeân baûn.
• Number: ñònh daïng kieåu soá, click chuoät vaøo daáu muõi teân vuøng Decimal place ñeå choïn soá thaäp phaän, nhaép chuoät vaøo ñeå taùch haøng traêm, nghìn… baèng moät daáu chaám.
• “-1234.10” ;1234.10(coù maøu ñoû);”(1234.10)… laø ñònh daïng cho kieåu hieån thò soá aâm.
• Date: chænh kieåu ngaøy giôø ( thoâng duïng cuûa Vieät Nam laø dd/mm/yyyy hoaëc dd/mm/yy).
• Percentage: chænh soá  löôïng soá thaäp phaân sau phaàn traêm
   
• Fration: theå hiieän nguyeân baûn pheùp chia daïng phaân soá,theå hieän thöông soá, soá leû trong pheùp chia… VD: ¾,  hoaëc giaûn öôùc töû, maãu soá …
• Text: theå hieän taát caû caùc soá thaäp phaân.
• Srecial: theâm con soá 01 ñöùng tröôùc soá töï nhieân öùng duïng( phaàn naøy ít söû duïng)
• Custom: ñònh daïng kieåu ngaøy, kieåu giôø, theâm soá 0 tröôùc, sau moät soá naøo ñoù tuyø thuoäc ngöôøi ñònh daïng.

c.     Saép xeáp döõ lieäu ( taêng giaûm) trong baûng.

Microsoft Excel cho pheùp ta saép xeáp döõ lieäu trong baûng – trong moät coät, caùc coät taêng, giaûm theo choïn löïa söû duïng. Saép xeáp coù theå laø cho kieåu soá hoaëc kieåu chuoãi theo thöù töï a,b,c.

Caùch saép xeáp:

Bao khoái baûng döõ lieäu, vaøo Data  => Sort,  baûng Sort hieän leân.

- Choïn No header row laø saép xeáp theo coät(a,b,c,d…)trong vuøng Sortby.

- Header row laø choïn tieâu ñeà ví duï choïn coät hoï teân, xso61 tieàn…

- Ascending: saép xeáp döõ lieäu taêng daàn.

- Descending: Saép xeáp döõ lieäu giaûm daàn.sau ñoù choïn ñeå thöïc thieän leänh.

d.  Ruùt trích döõ lieäu

Trong moät baûng thoáng keâ naøo ñoù chuùng ta coù theå trích ra moät danh saùch ñoái töôïng vôùi nhöõng ñieåu kieän ñöôïc ruùt trích.

Phöông phaùp:

Tröôùc nhaát ta taïo vuøng tieâu chuaån beân caïnh baûng döõ lieäu, ( Vuøng tieâu chuaån coù theå laø 01 ñieàu kieän hoaëc nhieàu ñieàu kieän) coù theå söû duïng tieâu ñeà döõ lieäu hoaëc duøng caùc haøo AND, OR… sau ñoù ta bao khoái toaøn boä baûng döõ lieäu, va2oData  =>Filter => Advanced ced Filter moät baøng Advanced Filter hieän leân, töï nhieân noù seõ töï choïn vuøng döõ lieäu coù döõ lieäu thoaû nhöõng döõ kieän caàn ruùt trích trong vuøng Filter the lis (Neáu khoâng bao khoái baûng döõ lieäu tröôùc thì luùc naøy ta phaûi nhaäp ñòa chæ vuøng döõ lieäu vaøo muïc Filter the lis)

Tieáp sau ñoù ta bao khoái  hoaëc nhaäp ñòa vuøng tieâu chuaån vaøo vuøng Criteria range, click chuoät vaøo Copy to another location, nhaäp ñòa chæ vuøng chöùa döõ lieäu caàn Past ra ôû vuøng Coy to, choïn OK ta seõ ñöôïc moät baûng döõ lieäu theo yeâu caàu.

e) Trích loïc döõ lieäu

Trong moät baûng döõ lieäu chuùng ta coù trích loïc ñeå xem, tính toaùn vaø copy sang moät baûng môùi thay cho phöông phaùp ruùt trích.

Yeâu caàu cuûa phöông phaùp naøy:

Caùc doøng tieâu ñeà phaûi ñeå caùc oâ nguyeân baûn( khoâng coäng caùc oâ laïi).

Phöông phaùp: Vaøo Data => Filter = Auto Filter  caùc bieåu töôïng trong tieâu ñeà xuaát hieän, laàn löôïc choïn caùc ñieàu kieän vaø tieán haønh trích loïc.

 

Phaàn 2: VEÕ BIEÅU BOÀ

Trong excel cho pheùp veõ bieåu ñoà  theå hieän soá lieäu treân heä truïc vuoâng goác hoaëc khoâng gian ba chieàu. Bieåu ñoà ñöôïc söû duïng vôùi caùc daïng hình coät, hình ñoà thò, hình troøn, hình truï…

a) Caùch söû duïng:

-Taïo baûng döõ lieäu.

Ví duï:

Chuù yù: Caùc döõ lieäu trong oâ tieâu ñeà( coät 1) phaûi laø kieåu chuoåi töùc laø cho daáu nhaùy ñôn ( ‘) tröôùc con soá naêm ví duï ‘1990.

Tröôùc khi veõ bieåu ñoà ta bao khoái vuøng soá tieäu, chon leänh Insert => chart hoaëc nhaáp chuoät vaøo treân thanh coâng cuï. Seõ xuaát hieän hoäp thoaïi sau:

Ta choïn 1 daïng bieåu ñoà phuø hôïp vôùi yeâu caàu theå hieän soá lieäu, ta coù theå nhaán giöõ chuoät vaø thanh Scrol ñeå keùo xuoáng  choïn caùc daïngbieäu ñoà, nhaáp chuoät choïn kieåu bieåu ñoà trong chart sub-type, click next moät hoäp thoaïi tieáp theo xuaát hieän:

 

 

Neáu khoâng caàn chænh söûa gì thì  tieáp tuïc click vaøo next   ñeán khi nuùt leänh Finish saùng leân thì click vaøo Finish luùc naøy moät bieån ñoà xuaát hieän, ta nhaáp keùp chuoät vaøo vuøng legend( chuù thích) hoaëc nhaáp chuoät phaûi vaøo  vuøng legend, choïn Fort mat Legend ñeå ñònh daïng phaán chuù thích.

 Ta cuõng coù theå nhaáp keùp chuoät vaøo vuøng ñoà thò ñeå choïn maøu neàn cho ñoà thò, click keùp chuoät vaøo thanh hieån thò ñeå choïn maøu cho thanh bieåu hieän,  hoaëc click chuoät phaûi vaøo thanh bieåu hieän ñeå ñoåi laïi daïng ñoà thò, choïn Y Error bars ñeå ñính vaøo caùc thanh bieån hieän soá lieäu ( chonï Fixed value)…

Khi thay ñoå soá lieäu trong baûng döõ lieäu thì bieåu ñoà töï thay ñoåi theo.

 

Phaàn 3:CAÙC HAØM CÔ BAÛN TRONG EXCEL

•              Cuù phaùp chung cuûa caùc haøm

•                      Ñònh nghóa haøm

Haøm laø caùc pheùp toaùn ñaëc bieät duøng trong caùc coâng thöùc do excel cung caáp saün nhaèm thöïc hieän moät yeâu caàu naøo ñoù maø caùc pheùp toaùn thoâng thöôøng khoâng xöû lyù ñöôïc.

•                      Cuù phaùp cuûa haøm, caùc toaùn töû so saùnh

      Cuù phaùp cuûa haøm

=Teân haøm[(caùc tham soá)]
Teân haøm khoâng phaân bieät chöõ thöôøng hay chöõ hoa. Cuù phaùp cuûa haøm.
Caùc tham soá cuûa haøm ñöôïc vieát caùch nhau moät daàu phaåy (,) hoaëc daâu chaám phaåy (;) tuyø thuoäc vaøo vieäc tinh chænh maëc ñònh cuûa maùy trong control Panel cuûa windows. Tham soá cuûa haøm nhieàu hay it tuyø thuoäc vaøo yeâu caàu cuûa caùc döõ kieän baøi toaùn vaø töøng haøm.

      Caùc toaùn töû soù saùnh

= Baèng

 >= Lôùn hôn hoaëc baèng

 <= nhoû hôn hoaëc baèng

 <> khaùc

3.1 Caùc haøm soá hoïc

3.1.1 Haøm ABS :

Cuù phaùp:=ABS(number)

Chöùc naêng:laáy giaù trò tuyeät ñoái cuûa bieåu thöùc soá

Ví duï: =ABS(-125)  cho keát quaû = 5

3.1.2 Haøm INT

Cuù phaùp: =INT(bieåu thöùc hoaëc moät soá)

Chöùc naêng : laáy phaàn nguyeân cuûa keát quaû pheùp toaùn hoaëc moät soá cho tröôùc.

Ví duï: =int(3.5) Cho keát quaû = 3

 Int(10/3) Cho keát quaû = 3

3.1.3 Haøm MOD

Cuù phaùp =mod(soá bò chia; soá chia)

Chöùc naêng: Laáy soá dö trong pheùp chia

Ví duï =mod(16;5) cho keát quaû =1

3.1.4 Haøm ROUND:

Cuù phaùp: =round(Soá ngaãu nhieãn( pheùp tính);soá löôïng soá thaäp phaân caàn laáy)

Chöùc naêng Laøm troøn soá number vôùi chöõ soá thaäp phaân ñöôïc quy ñònh bôûi number digits.

Ví duï: Round(120,12;1) cho keát quaû =120,1

 Round((1000/1);-1) a3=30

3.1.5 Haøm SQRT:

Cuù phaùp =SQRT(number)

Chöùc naêng : Laáy caên baäc hai cuûa moät soá

Ví duï =SQRT(100) cho keát quaû =10

 =SQRT(16) cho keát quaû =4

3.1.6 Haøm SUM

Cuù phaùp =Sum(Number 1, number 2…)

 =sum(vuøng döõ lieäu hoaëc coät hay doøng döõ lieäu )

Chöùc naêng Toång giaù trò caùc soá trong vuøng döõ lieäu kieåu number.

Ví duï: Sum(1;2;3) cho ra keát quaû  =6

 Sum(A2:A6) cho keát quaû = 75

 

3.1.7     Haøm SUMIF:

Cuù phaùp: =Sumif(vuøng DL chöùa ñieàu kieän;”ÑK”;vuøng chöùa DL thoaû ñieàu kieän ñöôïc coäng)

Chöùc naêng: Tính toång coät, doøng phaûi thoaû 1 ñieàu kieän.

Ñieàu kieàn laø kyù töï daïng text phaûi ñöa vaøo daáu ngoaëc keùp (“ “)

Ví duï ta coù baûng  ôû hình 1

=sumif(B2:B6;”X”;A2:A6) Cho keát quaû = 49

3.2 Caùc haøm thoáng keâ

3.2.1  Haøm AVERAGE:

Cuù phaùp” =Average(number 1, number 2,number 3… number n) hoaëc

 =Average(A2:A6)

Chöùc naêng : Tính trung bình coäng cuûa caùc soá  trong coät, trong doøng, hoaëc trong vuøng  döõ lieäu daïng number.

Ví duï: =Average(A2:A6) cho keát quaû = 15 ( hình 1)

3.2.2Haøm COUNT:

Cuù phaùp: =count(coät döõ lieäu hoaëc vuøng döõ lieäu)

Chöùc naêng : Ñeám caùc phaàn töû  trong caùc oâ (cells) coù giaù trò kieåu soá(number)

Ví duï  =count(A2:A6)  cho keát quaû = 5 (hình 1)

3.2.3 Haøm COUNTA
Cuù phaùp nhö haøm count

Chöùc naêng: ñeám taát caû caùc phaàn töû khaùc troáng c(coù  döõ lieäu, keå caû khoaûng troáng cuûa phím

space)

Ví duï: =counta(A2:B6) cho keát quaû =8 (hình 1)

3.2.4  Haøm COUNTIF:

Cuù phaùp =Countif(vuøng döõ lieäu chöùa döõ kieän;”döõ kieän”)

Chöùc naêng: ñeám caùc phaàn töû trong caùc oâ(cells) gioáng nhau veà caùc thuoäc tính.

Ví duï: =counif(B2:B6;”x”) Cho keát quaû = 3 ( (ñeám caùc phaàn töû x, phaàn töû x laø ñaïi dieän

cho moät thuoäc tính ñieàu kieän, ví duï x : ñaïi dieän cho nöõ trong danh saùch…)

3.2.5 Haøm COUNTBLANK:

Cuù phaùp:  = COUNTBLANK(vuøng döõ lieäu)

Chöùc naêng: ñeám nhöõng oâ roång trong vuøng döõ lieäu.
3.2.6 Haøm MAX:

Cuù phaùp: = Max(number 1, number 2, num ber 3…number n)

Chöùc naêng : Tìm giaù trò lôùn nhaát trong caùc phaàn töû ( trong coät, doøng, vuøng)

Ví duï: =Max(12,14,25,14,10) cho ra keát quaû =25

 =max(A2:A6) cho ra keát quaû =25( hình 1)

3.2.7  Haøm MIN:
Cuù phaùp Cuù phaùp: = Max(number 1, number 2, num ber 3…number n)

Chöùc naêng : Tìm giaù trò lôùn nhaát trong caùc phaàn töû ( trong coät, doøng, vuøng)

Ví duï: =Min(12,14,25,14,10) cho ra keát quaû =10

 =min(A2:A6) cho ra keát quaû =10( hình 1)

 

4  CAÙC HAØM  THOÁNG KEÂ
4.1.1 Haøm LEFT:
Cuù phaùp: Left(text;number_chars

 Left(ñòa chæ oâ; soá kyù töï caàn trích chuyeån)

Chöùc naêng: Cho ra moät chuoåi con töø moät chuoåi text cho coù tröôùc, laáy töø beân traùi sang phaûi  1,2,3…n kyù töï.

Ví duï: =left(“Queâ höông”;4) cho ra keát quaû:    queâ  (VD hình 2)

Löu yù: Caùc chöõ caùi ö, ô, aê, aâ… ñöôïc xem laø 02 kyù töï

 

4.1.2  Haøm RIGHT:

Cuù phaùp: Right(text;number_chars)

 Right(ñòa chæ oâ; soá kyù töï caàn trích chuyeån)

Chöùc naêng: Cho ra moät chuoåi con töø moät chuoåi text cho coù tröôùc, laáy töø phaûi beân sang  traùi 1,2,3…n kyù töï.

Ví duï: =RIGHT(“Queâ höông”;6) cho ra keát quaû: höông

4.1.3  Haøm MID
Cuù phaùp: Mid(text;start_num; num_chars)

 Mid(“ chuoåi kyù töï”; soá kyù töï baét ñaàu; soá kyù töï caàn laáy)

Chöùc naêng: cho ra moät chuoåi con töø chuoåi text cho tröôùc, laáy töï vò trí baét ñaàu, soá kyù töï caàn laáy.

Ví duï: Mid(“queâ höông”;1;4) cho ra keát quaû = queâ

 Mid(A10;1;4) cho ra keát quaû =höông  (Ví duï ôû hình 2)

 

4.1.4  Haøm UPPER:

Cuù phaùp: =UPPER(text)

Chöùc naêng: Ñoåi chuoåi text, chöõ thöôøng thaønh chöõ IN HOA

4.1.5  Haøm LOWER:

Cuù phaùp: = LOWER(text)

Chöùc naêng: Ñoåi chuoåi text  chöû hoa, hoa ñaàu thaønh toaøn chöõ thöôøng

4.1.6  Haøm PROPER:

Cuù phaùp: =Proper(text)

Chöùc naêng : Ñoåi chuoåi text veà daïng kyù töï ñaàu moãi töø laø chöõ Hoa.

4.1.7  Haøm TRIM
Cuù phaùp: =Trim( text)

Chöùc naêng: caét caùc khoaûng troáng thöøa ôû hai ñaàu chuoåi text.

Ví duï =Trim(“   Caø Mau   “) cho keát quaû = Caø Mau.

4.1.8  Haøm LEN

Cuù phaùp: =Len(text)

Chöùc naêng: Ñeám choåi text coù bao nhieâu kyù töï (keå caû khoaûng troáng)

Ví duï =Len( “Caø Mau”) cho keát quaû =7

 =Len(A10) cho keát quaû  =10 ( VD ôû hình 2)

4.1.9 Haøm VALUE:

Cuù phaùp: =Value(text)

Chöùc naêng ñoåi chuoåi text coù chöùa kyù töï daïng number ra thaønh soá

Ví duï: =Value( “Xuaân 2007”) cho keát quaû = 2007

5  Caùc haøm Luaän Lyù
5.1 Haøm AND
Cuù phaùp: =And(döõ kieän1; döõ kieän2;…döõ kieän n)
Chöùc naêng: Cho giaù trò ñuùng(true), neáumoïi bieåu thöùc ñieàu kieän ñeàu ñuùng(true) ngöôïc laïi laøm cho bieåu thöùc sai(FALSE) khi coù moät bieåu thöùc sai
Ví duï: =AND(3>2;6<9) Cho ra giaù trò  = TRUE

 =AND(3>2;”A”=”B”;6>5)  cho keát quaû = FALSE

5.2 Haøm OR:

Cuù phaùp: (OR(logical1;logical 2…logical n)

Cho giaù trò laø tru khi coù moät bieåu thöùc chöùa logical  ñuùng (TRUE). Cho giaù trò FALSE khi taát caû ñeàu sai.

Ví duï: OR(3=3;5<6;9>3) cho ra keát quaû  = TRUE

 OR(3>3;4=5;9<8) Cho ra keát quaû = FALSE

5.3  Haøm NOT

Cuù phaùp: =NOT(Bieåu thöùc)

Chöùc naêng: Cho keát quaû ngöôïc laïi vôùi bieåu thöùc ñaõ cho.

Ví duï: NOT(4>5) Cho keát quaû FALSE

 NOT(5>4) Cho keát quaû  TRUE

5.4   Haøm IF
Cuù phaùp =if(logical_text;value_if_true;Value_if_false)

 =if(vuøng döõ lieïu;”döõ kieän1”;giaù trò ñuùng(ta cho);moät giaù trò khaùc(ta cho)

Ví duï: if(E4>=15;”Ñ”;”H”)Keát quaû : Ñ

 

 

 

 

7. CAÙC HAØM NGAØY THAÙNG

7.1 Haøm TODAY:

 Cuù phaùp =TODAY()

Chöùc naêng: Traû veà ngaøy thaùng hieän haønh

Ví duï: 

 =Toay() Keát quaû  = 20/08/2007 (giaû söû hoâm nay ngaøy 20/08/2007)

7.2 Haøm DATE:

Cuù phaùp =Date(year;month;day) hoaëc = Date(today())

Chöùc naêng: ñoåi naêm; thaùng; ngaøy thaønh kieåu ngaøy thaùng naêm vaø cho ta bieát ngaøy hieän haønh

 Ví duï: =Date(2007;8;20) Cho keát quaû =20 (giaû söû hoâm nay ngaøy 20/08/2007)

  = Date(today())

7.3 Haøm NOW:

 Cuù phaùp = NOW()

Chöùc naêng: traû veà ngaøy giôø hieän haønh

Ví duï: =NOW() Cho keát quaû =”20/08/2007 09:00( giaõ söû baây giôø laø 09h00, ngaøy 20/08/2007.

7.4 Haøm DAY

Cuù phaùp =DAY(ngaøy;thaùng;naêm)

Chöùc naêng: Cho phaàn ngaøy cuûa moät bieåu thöùc kieåu ngaøy

Ví duï: =day(20/08/2007)  cho ra keát quaû = 20( giaû söû hoâm nay laø 20/08/2007)

7.5 Haøm MONTH:

Cuù phaùp nhö haøm DAY

Chöùc naêng cho ta bieát phaàn thaùngcuûa bieåu thöùc kieåu ngaøy( dd/mm/yyyy)

7.6 Haøm YEAR:

Cuù phaùp nhö haøm DAY.

Chöùc naêng: cho ta bieát phaàn naêm cuûa bieåu thöùc kieåu ngaøy(dd/mm/yyyy)

7.7 Haøm HOUR; haøm MINUT; haøm SECOND

Cuù phaùp: =HOUR(“giôø:phuùt:giaây”)

 =MINUT(“giôø:phuùt:giaây”)

 =SECOND(“giôø:phuùt:giaây”:

Chöùc naêng: cho ta bieát phaàn giôø, phaàn phuùt, phaàn giaây cuûabieåu thöùc kieåu giôø.

Ví duï: =hour(“10:15:38) cho keát quaû =10 ( giôø)

 =minut(“10:15:38) cho keát quaû = 15 (phuùt)

 =second(“10:15:38) cho keát quaû = 38 (giaây)

8 CAÙC HAØM TÌM KIEÁM

8.1  Haøm VLOOKUP:

Cuù phaùp: =vlookup(Lookup_value;Table_array;col_index_num;[range_lookup])

 =VLOOKUP(Döõ lieäu goác;vuøng tieâu chuaån coù döõ lieäu qui ñoåi töø DL goác; soá thöù töï coät;number)

• Khi duøng haøm Vlookup döõ lieäu ñöôïc doø tìm theo coät.
• Number laø 0 hoaëc 1

Ví duï coù baûng tính tieàn laøm vieäc ngoaøi giôø nhö sau:

Ta ñaët troû chuoät vaøo oâ C4 goõ: =Vlookup(B2;A8:C10;2;0) seõ cho keát quaû 1.674.000

Löu yù:Söû duïng tham soá 0 cuoái cuøng trong coâng thöùc khi trong danh saùch vuøng tieâu chuaån tham chieáu; söû duïng tham soá 1 neáu vuøng tieâu chuaån tham chieáu ñöôïc saép xeáp taêng daàn theo coät doø tìm.

 Muoán copy coâng thöùc cho caû coät ta bao khoái coâng thöùc phaàn vuøng tieâu chuaån, nhaán phím F4 ñeã ñöa veà ñòa chæ tuyeät ñoái, ñeå khoâng bò sai ñòa chæ vuøng tieâu chuaån cho nhöõng doøng tieáp theo.

8.2    Haøm HLOOKUP:

Cuù phaùp: =Hlookup(Lookup_value;table_array;row_index_num;[range_lookup])

 =HLOOKUP(Döõ lieäu goác;vuøng tieâu chuaån coù döõ lieäu qui ñoåi töø DL goác; soá thöù töï doøng ;number)

Toa haøng

 

 

Baûng giaù chuaån

 

 

Ñaët troû chuoät taïi oâ G3; goõ =Hlookup(E3;D8:H9;2;0) seõ cho keát quaû = 12.000

Löu yù: cuõng nhö haøm Vlookup:soá number cuoái trong coâng thöùc laø soá 0 khi trong doøng döõ lieäu khoâng ñöôïc saép xeáp, vaø nhaäp soá 1 khi döõ lieäu ñöôïc saép xeáp taêng daàn töø traùi sang phaûi.

 Cuõng nhö haøm Vlookup, muoán copy coâng thöùc cho caû coät ta bao khoái coâng thöùc phaàn vuøng tieâu chuaån, nhaán phím F4 ñeã ñöa veà ñòa chæ tuyeät ñoái, ñeå khoâng bò sai ñòa chæ vuøng tieâu chuaån cho nhöõng doøng tieáp theo.

9. CÔ SÔÛ DÖÕ LIEÄU (DATABASE)

9.1 Khaùi nieäm vuøng döõ lieäu, taïo vuøng tieâu chuaån:

a) Vuøng döõ lieäu (database):

Vuøng döõ lieäu(database) laø moät  baûng döõ lieäu ñöôïc taïo ra, traân cô sôû ñoù ta coù thöïc hieän caùc  bieän phaùp, caùc thao taùc tính toaùn, thoáng keâ hoaëc ruùt trích döõ lieäu.

b) Vuøng döõ lieäu chuoåi laø vuøng tieâu chuaån chöùa ñieàu kieän ñeå tìm kieám hay ruùt trích hoaëc thoáng keâ, vuøng naøy ít nhaát phaûi coù 2 doøng, doøng ñaàu chöùa tieâu ñeà, doaøng coøn laïi chöùa döõ kieän.

c) Vuøng ruùt trích:

Laø vuøng naèm trong ñöôïc ruùt trích ra chöùa caùc naãu tin thoaû ñieàu kieän vuøng tieâu chuaån.Vuøng trích(Extract) laø vuøng chöùa döõ lieäu ñöôïc trích ra cuõng coù doøng ñaàu tieân chöùa caùc tieâu deà muoán trích.

9.2  Caùch taïo vuøng tieâu chuaån

Phöông phaùp taïo coâng thöùc chuoåi:

Caên cöù caùc döõ kieän cuûa yeâu caàu, ta laäp coâng thöùc baèng caùc haøm OR,AND,OR(AND)…

=OR(ñieàu kieän 1;ñieàu kieän 2;…ñieàn kieän  n).( ñieàn kieän neáu laø daïng text thì phaûi ñöa vaøo “ “).

ÔÛ ôû tröôøng hôïp naøy chæ caàn thoaû 1 trong caùc ñieàu kieän trong coâng thöùc laø ñuuû

=AND(ñieàu kieän 1; ñieàu kieän 2…d.kieän n).

ÔÛ tröôøng hôïp naøy caùc ñieàu kieän trong coâng thöùc phaûi thoaû maõn yeâu caàu môùi ñuû

=OR(ñieàu kieän 1;and(ñieàu kieän x;ñieàu kieän y))

Trong tröôøng hôïp naøy phaûi thoaû caû 2 ñieän kieän x vaø ñieàu kieän y hoaëc chæ thoaõ ñieàu kieän 1 laø ñuû.

10.  SÖÛ DUÏNG HAØM DATABASE

Caùc haøm database coù tính chaát thoáng keâ döõ lieäu caùc maäu tintrong vuøng döõ  lieäu(Database) thoaû ñieàu kieän cuûa vuøng tieâu chuaån.

Caùch söû duïng :

 Caùch 1 =Teân haøm(Database;Filed;Criteria)

  =Teân haøm(Vuøng döõ lieäu;teân coät hoaëc soá thöù töï coät;vuøng tieâu chuaån)

10.1  haøm DSUM:

 Cuù phaùp =dsum(vuøng döõ lieäu;teân coät hoaëc soá thöù töï coät; vuøng tieâu chuaån)

 Chöùc naêng thoáng keâ soá loieäu cuûa moät coät naøo ñoù thoaû töø 2 ñieàu kieän trôû leân.

Ví duï ta coù baûng löông coâng nhaân.

Yeâu caàu thoáng keâ tieàn löông cuûa nhöõng ngöôøi laø nöõ vaø coù heä soá phuï caáp Chuùng ta laäp vuøng tieâu chuaån vaø coâng thöùc nhö sau:

   BAÛNG LÖÔNG THAÙNG 07/2007

 

 

10.2 Haøm DMAX, DMIN

Cuù phaùp =DMAX(Vuøng döõ lieäu;soá thöù töï coät caàn tìm kieám; vuøng tieâu chuaån)

  =DMIN(Vuøng döõ lieäu;soá thöù töï coät caàn tìm kieám; vuøng tieâu chuaån)

Ví duï cuõng baûng löông treân, tìm soá tieàn löông thaáp nhaát cuûa nhöõng ngöôøi laø nöõ,  nhö sau:

 

 

10.3 Haøm DCOUNT:

Cuù phaùp =DCOUNT( vuøng döõ lieäu; soá thöù töï coät chöùa ñieàu kieän cuoái cuøng; vuøng tieâu chuaån)

Chöùc naêng: Cho pheùp thoáng keâ caùc ñoái töôïng thoaû 02 ñieàu kieän hoaëc 1 trogn 2 ñieàu kieän.

Ví duï cuõng baûng löông treân; thoáng keá soá ngöôøi laø nöõ vaø coù tieàn löông >1.300.000

Phöông phaùp laäp haøm vaø laäp coâng thöùc nhö sau:

 

10.4 Haøm  DCOUNTA:

Cuù phaùp = DCOUNTA(vuøng döõ lieäu; stt coät döõ lieäu cuoái cuøng;vuøng tieâu chuaån)

Chöùc naêng:  cho pheùp ta thoáng keâ caùc ñoái töôïng thoaû hai ñieàu kieän ñieàu kieän goàm caû kieåu soá vaø kieåu chuoåi)

Ví duï baûng löông treân:  caùch laäp vuøng tieâu chuaån vaø coâng thöùc nhö sau

 

 

10.5 Haøm DAVERAGE

Cuù phaùp: =DAVERAGE(Vuøng döõ lieäu; coät caàn tính trung bình; vuøng tieâu chuaån)

Ví duï nhö baûng löông sau, tính trung bình tieàn löông cuûa nhöõng ngöôøi laø nöõ vaø khoâng coù phuï caáp; caùch laäp vuøng tieâu chuaån vaø coâng thöùc nhö sau: